مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

راهکارهاي کاهش هزينه در سازمان

قسمت سوم

هزینه‎های تبلیغات و بازاریابی را کاهش دهید.

خبرنامه‎ها و بروشورهای پروژه‌هایتان را یا حذف، یا کمتر و یا با هم ادغام کنید. در کل به سمت چاپ الکترونیکی بروید .فقط در صورتی‌که قصدتان جمع‌آوری کمک مالی است یا دارید در راستای اهداف اصلی ماموریت سازمان کاری انجام می‌دهید، اقدام به بازاریابی کنید.

اگر فروشنده یا تولید کننده‌ای را می شناسید که کالاهایی را تولید کرده و یا خدماتی ارائه می‌دهد که مکمل خدمات یا کالاهای شماست و اگر امکانپذیر است با آن‌ها تبلیغات را به صورت مشترک انجام دهید. به عنوان مثال یک تولید کننده درب و پنجره ساختمان یا مبلمان خانگی می‌تواند با یک شرکت پیمانکاری ساخت و ساز فعالیت‌های مشترکی همچون تبلیغات را با هم به صورت اشتراکی انجام دهند. مثال‌های بهتری هم هست که شما در حوزه خود می‌توانید آن ها را شناسایی کرده و عملیاتی نمایید. 

بازاریابی خود را بر مشتریان موجود متمرکز کنید.

وقتی شرایط کاری و درآمدی عالی نیست و بودجه ها محدود شده برخی سازمان ها به دنبال مشتریان جدید می گردند و بودجه فراوانی را صرف بازاریابی می کنند اما باید بدانید در زمان های کمبود بودجه این کار چندان منطقی به نطر نمی رسد. جذب مشتری جدید حدود ۶-۷ برابر حفظ کردن مشتریان فعلی هزینه می برد. پس به جای تلاش بر روی جذب مشتریان جدید روی مشتریان فعلی خود تمرکز کنید و سعی کنید با ارائه پیشنهادهای جالب و محصول جدید فروش خود را به روی همین مشتریان افزایش دهید.

اگر با کمبود نقدینگی مواجه هستید می توانید با ارائه پیشنهادهای مالی و غیر مالی (مالی مانند تخفیف و غیر مالی مانند عرضه سریع تر محصول و خدمت) مشتریان خود را به پرداخت سریعتر و نقدی ترغیب کنید. (این کار به ویژه برای صنایع سنگین که قیمت بالای برای هر محصول دارند مفید است) با این کار می توانید جریان نقدی خود را تسهیل کنید و جان تازه ای به پیکر کسب و کار خود بدمید.

بسیاری از موسسات ارائه دهنده خدمات بازاریابی و تبلیغات مدام بر این نکته تأکید می ورزند که پرداخت پول برای تبلیغات، هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری است. من نیز موافقم. اما بسیار دقت کنید که طرح تبلیغات و بازاریابی شما باید بسیار دقیق و حساب شده باشد. برای تبلیغات موثر و اثربخش هزینه کنید نه هر تبلیغی. یک مهمانی خصوصی با حضور مهمان های مشهور و صرف هزینه های زیاد برای محصولی که باید مورد نظر مصرف کننده عادی قرار گیرد شاید انتخاب مناسبی برای تبلیغ و بازاریابی محصول شما نباشد.

روی مشتریان وفادارتان سرمایه گذاری کنید.

اگر شما خدمت و محصولی به بازار ارایه می‌کنید حتما برخی از مشتریان وفادار خود را هم دارید که می‌توانید از آن بهره ببرید. طبق گزارش بازاریابی بین بخشی ای‌کانسالتنسی- رسپانسیس، ۷۰ درصد از شرکت‌ها گفته‌اند حفظ یک مشتری کنونی کم‌هزینه‌تر از جذب مشتری جدید است. پس روی خدمات بیشتر به مشتریان فعلی تمرکز کنید و پولتان را برای جذب مشتری جدید دور نریزید.

آگهی های محلی

شاید مخاطبان شما ساکنین کلان شهرها و مراکز صنعتی نباشند و بتوانید با هزینه‌های کمتر در شبکه استانی خود تبلیغات مفیدی انجام دهید. یکی از ویژگی‌های متمایز زندگی درشهرهای کوچکتر، امکان تبلیغات کم هزینه‌تر و بازدهی بیشتر است. زیرا اکثر مخاطبان شما افرادی هستند که مشغله کمتری دارند و هر روز راس ساعت خاصی به خانه می‌روند و به تماشای تلویزیون می‌نشینند.

شریک تجاری

ادغام تبلیغات از دیگر راهکارهای ثمربخش است. می‌توانید تبلیغات مشترک انجام دهید. مثلا به جای این که شرکت شما برای مدت زمان معینی صفحه آخر هفته‌نامه‌ای را برای تبلیغات خود خریداری کند، بهتر است با دادن یک آگهی نصف صفحه، آن را با یک شرکت تجاری دیگر شریک شوید یا این که اجازه دهید آن‌ها با شما شریک شوند.

به عبارت دیگر تبلیغات خود را با تبلیغات آن‌ها همراه کنید. به این ترتیب هزینه تبلیغات شما نصف می‌شود. با این که ممکن است به این ترتیب تا حدودی بازتاب مورد نظر ایجاد نشود، ولی این بهترین روش برای تداوم تبلیغات در مدت طولانی‌تر و صرفه‌جویی‌ در هزینه است.

باید توجه داشت که شریک و همراه تبلیغاتی شما از رقبا یا شرکت‌هایی نباشد که بنا به دلایلی تمایل ندارید با آن‌ها مرتبط شوید و در این ارتباط نظارت‌های ضروری را اعمال کنید . شریک تبلیغاتی مناسب، کاهش تعداد دفعات پخش تبلیغات و روابط عمومی، از جمله راهکارهای مناسبی است که به شما درجایگاه مدیریک شرکت تجاری یا سرپرست بخش تبلیغات و بازاریابی می‌تواند در کاهش هزینه‌ها کمک شایانی کند.

تا حد امکان، کارکردها را آنلاین و اتوماتیک کنید

در فن‌آوری‌ها و انواع تکنولوژی‌هایی که با کسب و کار شما مرتبط می‌باشد، سرمایه گذاری کنید. از نوآوری‌های تکنولوژیک کمال بهره را ببرید. هر فعالیت، فرآیند و عملیاتی را که می‌توان کاملا خودکار نموده و یا حتی نیمه اتوماتیک کرد و توسط دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستم‌ها انجام داد، دستی انجام ندهید.

مثلا ثبت ورود و خروج پرسنل را می توان دستی در یک دفتر نوشت یا با یک ماشین کارت زن، کاملا اتوماتیک کرد. مثال‌های دیگر هم زیاد است مثلا به جای آنکه دنبال کد شناسایی یک قطعه یا کالا بگردید تا آن را در نرم افزار انبار ثبت نمایید، روی اقلام و کالاهای انبار و همچنین روی محصولات تولیدی خود بارکد بزنید و با دستگاه بخوانید. با این کار سیستم ثبت ورودی ها و خروجی های انبار را مکانیزه کرده و به میزان زیادی در وقت نیروی انسانی شاغل در انبار صرفه‌جویی کرده‌اید. پس از آن یا می توانید از مقدار نیروها کاسته و یا کارهای مفید دیگری را به عهده‌اش بسپارید ضمن آنکه از اشتباهات نیروی انسانی نیز در این موارد کاسته‌اید و مقدار دوباره کاری‌ها را کاهش داده‌اید.

فن آوری به ما اجازه می‌دهد که درآمد و کسب و کار خود را در راه‌هایی که حتی پنج سال پیش امکان پذیر نبود، نجات دهیم. از خدمات مخابراتی و پرداخت آنلاین گرفته تا نرم افزار آنلاین رایگان و فن آوری های از راه دور و… همگی گزینه‌هائی هستند که موجب کاهش هزینه‌های کسب و کار شما با استفاده از فن آوری می‌شود.

اینترنت و شروع جستجوی تجاری

علاوه بر شبکه گسترده داخلی و مخاطبان محلی در شهرتان می‌توانید از اینترنت در جایگاه یک پنجره متفاوت و سرمایه گذاری خاص استفاده کنید. با جستجو در فضای وب می‌توانید با سرمایه گذاران، گروه‌های مختلف تجاری، فن‌آوری‌های نوین اینترنتی و حتی مبادلات تجاری آشنا شده و مرزهای تجارتتان را جهانی کنید.

کاهش هزینه‌ها از طریق فروش آنلاین

شاید تا کنون حتی فکرش را هم نکرده باشید، ولی امروزه فروش اینترنتی یکی از آسانترین، کم هزینه‌ترین و سودآورترین روش‌های تجارت است. کافیست یک سایت راه اندازی کنید و محصولاتتان را به نمایش بگذارید. آنگاه خواهید دهید که چگونه مخاطبان از سراسر جهان به سوی شما سرازیر می‌شوند.

ارتباط اینترنتی

شناسایی سایت‌های موفق و ارتباط موثر با آنان بسیارمهم است. شما می توانید با استفاده از تجربیات آنان و فنون ویژه، مشتریان بیشتری جذب کنید. “شل هورویتز” از تاجران موفقی است که با استفاده از این روش نه تنها توانسته صدها مشتری ثابت جذب کند بلکه روز به روز تجارتش را نیزگسترش داده و اکنون در جایگاه یک پیشکسوت تجربیاتش را ارائه می‌دهد .

بازاریابی آنلاین

اگر هنوز مجبور نیستید در زمینه بازاریابی اینترنتی بازاریابی کنید، پتانسیل بازاریابی سریع، با ارزش بالا و کم هزینه را از دست می‌دهید. شما می‌توانید با یک وبلاگ بازاریابی کسب و کار، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی یا سایر تبلیغات آنلاین شروع کنید و امکان پاسخگویی نسبتا سریع با هزینه بسیار کم برای کسب و کار خود را داشته باشید.

 هزینه‌های انبار، تامین مواد اولیه و تولید را کاهش دهید.

با تأمین کنندگان به صورت بلادرنگ کار کنید.

خود تمامی نیازمندی‌های کسب و کارتان را دپو و انبار نکنید. تأمین کنندگان، فروشندگان و پیمانکارانی خوشنام و کارآمد بیابید. مصرف مواد اولیه و دیگر کالاها و اقلام مایحتاج سازمان و عملیات را به صورت به روز از آنها بخواهید. بگذارید آنها انبارهای مطمئن و در دسترس شما باشند. بدیهی است که این رویکرد بسیار وابسته به نوع کسب و کار شما و حتی شرایط اقتصادی جامعه است.

خدمات مرتبط به هم را به صورت مجموعه و یکپارچه از یک تأمین کننده یا پیمانکار بگیرید.

مثلا تمامی بیمه نامه ها را از یک موسسه بیمه بگیرید و اینطور نباشد که بیمه آتش سوزی را از یک شرکت و بیمه مسئولیت را از شرکت دیگری بگیرید.

انبارگردانی و مدیریت انبار راکد

هنگام انبار‌گردانی فهرست اقلام راکد و بدون استفاده را بررسی کرده و اقلام دارای ارزش و بدون کاربرد را به فروش برسانید. هم درآمدی کسب کرده و هم از هزینه‌های نگهداری، انبارش، آسیب‌دیدن‌های احتمالی و جابجایی اقلام بدون استفاده خود را راحت کرده‌اید.

مدیریت مواد اولیه

از منابع مهم ورودی هر سازمانی مواد اولیه که هزینه تأمین آن از هزینه‌های عمده هر سازمان است. در این راستا بهبود روابط تامین کننده و سازمان کمک موثری خواهد گذاشت. رویکرد مدیریت زنجیره تامین SCM باید در سازمان‌ها استفاده شود.

بهبود مستمر فرایندها

واحدهای تجاری برای اینکه به عنوان رقیب در صحنه باقی بمانند، به طورمستمر باید فرایند ها و محصولات خود را بهبود بخشند. بیشترین هزینه که به چشم هم نمی آید، در طراحی اشتباه روش های انجام کار و دوباره کاری ها می باشد. بنابراین لازم است بطور مستمر سازمان مهندسی مجدد شود. در این زمینه تخصص مهندسی صنایع بویژه تکنیک های مطالعه کار مفید می باشد.

مدیریت موجودی‌ها

موجودی‌های سازمانی شامل مواد اولیه، قطعات یدکی، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که ارزش ریالی زیادی در خود جذب نموده اند. بنابراین افزایش این موجودی هزینه فرصت از دست رفته مالی، هزینه‌های نگهداری و هزینه های خرابی را خواهد داشت. فلسفه تولید به هنگام (Just in time) کاهش موجودی‌ها و ضایعات را مورد توجه قرار می‌دهد، بنابراین در این زمینه مفید خواهد بود. تولید باید زمانی صورت گیرد که نیاز برای محصول وجود دارد. تولید نکردن بهتر از از ساختن محصولی غیر قابل فروش، غیر ضروری وغیر سودمند است.

کاهش ضایعات

ضایعات منابع سبب ارتقاء هزینه می شود. ضایعات فقط شامل مواد نمی شود انواع ضایعات شامل ضایعات مواد، ضایعات ناشی از به کارگیری منابع انسانی و ماشین آلات، ضایعات ناشی از تصمیم گیری های نادرست و …می شود. ضایعات هزینه را جذب می کند بدون آنکه ارزشی اضافه کند. مدیریت باید ضایعات و علل آنها را شناسایی و راهکار های مناسب حذف آنها را به کار بندد. در این زمینه رویکرد تولید ناب و کایزن موثر خواهد بود.

از استراتژی‌های کاهش هزینه در سازمان استفاده کنید.

استقرار سیستم های هزینه یابی بر فعالیت (ABC)

در سیستم هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت هایی که برای تولید انجام می شود اندازه گیری می شود. این فعالیت ها هستند که هزینه را سوق می دهند و این بر خلاف رویکرد سنتی است که معتقد بود تولیدات بطور مستقیم هزینه ها را سوق می دهند.

توجه به هزینه های طول چرخه عمر محصولات

شرکت های موفق هزینه ها را در تمامی مراحل چرخه های عمر محصولات شامل هزینه های قبل از ساخت، هزینه های مرتبط با کوشش های ساخت و هزینه های مراحل بعد از ساخت منظور می کنند. توجه به این هزینه ها تحول بزرگی در شرکت ها ایجاد می کند. در مدیریت هزینه، هزینه های همه مراحل و نقش آن در مجموع هزینه ها اهمیت دارد مزیت این نگرش و فلسفه فراتر از افزایش سود می باشد.

مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM)

برآورد هزینه بر مبنای مقدمه ای برای مدیریت بر مبنای فعالیت است. در این روش فرض بر این است که در محیط بسیار رقابتی عدم کارآیی یکی، فرصتی برای دیگری می شود. بیشترین عدم کارایی از فعالیت های فاقد ارزش افزوده ناشی می شود. لذا شناسایی و اندازه گیری فعالیت های دارای عدم کارایی مناسب امری ضروری است. پس تنها باید به فعالیت هایی پرداخت که ارزش افزوده به بار آورد.

الگو برداری از بهترین‌ها

بررسی شرکت های موفق و انجام ارزیابی آنها می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. الگو برداری رفتاری متواضعانه به منظور پذیرش برتری سازمان های دیگر در یک موضوع خاص و رفتاری عاقلانه به منظور رقابت و برتری جستن به آنها در همان موضوع است.

استقرار سیستم های هزینه یابی استاندارد و تجزیه و تحلیل انحرافات

سیستم هزینه یابی استاندارد با تعیین هزینه های استاندارد به مدیران اجازه می دهد که برنامه ریزی دقیق تر و کنترل موثری بر هزینه ها داشته باشد.

مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن

یکی از منابع مهم مورد استفاده برای هرسازمانی، انرژی می باشد بنابراین از هزینه های عمده هر سازمان هزینه انرژی می باشد. لذا با مدیریت هزینه انرژی می توان کمک زیـادی به کاهـش هزینه ها نمود.

صرفه جویی در مقیاس بزرگ

هزینه‌های ثابت یکی از عمده ترین هزینه ها می باشد هرچقدر این هزینه فرصت جذب بیشتری پیدا نماید، به همان اندازه سهم هر واحد محصول از هزینه ثابت کمتر می شود. هزینه های متغیر نیز با افزایش عملکرد بطور یکنواخت افزایش پیدا نمی کند، بلکه غالباً با نرخ کاهنده افزایش می یابد. بنابراین تولید در مقیاس بزرگ باعث صرفه جویی در هزینه‌ها خواهد شد سرانه تولید به ازای نیروی انسانی و یا ماشین آلات باید افزایش یابند.

کمیته راهبری کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها به صورت میان وظیفه‌ای

جهت اتخاذ استراتژی های مناسب برای کاهش هزینه تشکیل کمیته راهبری هزینه که شامل همه حوزه های سازمان می شود مفید خواهد بود که در این زمینه شرکت های تولیدی تجربیات ارزنده ای دارند.

اصلاح نگرش‌های مدیران و کارکنان

جهت اجرای موثرتر استراتژی های کاهش هزینه و موضوع کاهش هزینه به یک باور عمومی در کارکنان و مدیران باید تبدیل شود. در این زمینه سازمانها باید با برنامه های درست باید آگاهی های لازم را ارئه دهند. تا زمانیکه این آگاهی و تعهد ایجاد نشده باشد برنامه ها اجرا نخواهند شد.

استفاده از رویکرد شش سیگما

تکنیک شش سیگما برای شناسایی هزینه های زاید و اجرای پروژه های عملیاتی بهبود می باشد که اهدافی چون افزایش سهم بازار، کاهش استراتژیک هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی را دنبال می نماید.

ارتقاء کیفیت تطابق محصول

جمع هزینه های کیفیت از ترکیب هزینه های خطا و هزینه های ناشی از پیشگیری و ارزیابی بدست می آید. به ازای افزایش کیفیت تطابق محصول هزینه های کیفیت کاهش می یابد.

سایر استراتژی های کاهش هزینه به شرح زیل می باشد:

• استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های موجود
• آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری
• اصلاح ساختار سازمانی و مهندسی مجدد در سازمان
• توجه به سیستم اطلاعاتی و سرعت و دقت بخشیدن به سازمان
• کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به صف
• فعال کردن نظام پیشنهادات
• ترویج کار گروهی
• تشکیل حلقه ای کیفیت (QCC)
• ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش
• ایجاد سیستم انگيزشی مناسب در سازمان
• توسعه خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی در سازمان
• تقویت دیدگاههای مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان

اين محتوا را از دست ندهيد: ابزارهاي مديريتي رايگان

منابع:

http://persian-manager.blogfa.com/

https://www.bourseiness.com/ 

http://karayionline.com

www.radbusiness.ir