مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

راهکارهاي کاهش هزينه در سازمان 

قسمت دوم

تخفیف بگیرید.

اگر روزهای سختی را از نظر مالی می گذرانید، از تامین کنندگان خود تقاضای تخفیف و فرصت کنید. شاید بتوانید با پیشنهاد پرداخت سریع تر و نقدی از آنها تخفیف بگیرید. علاوه بر این به آن ها یادآوری کنید که یکی از مشتریان قدیمی و خوش حساب آن ها هستید، احتمالا آنها به انگیزه حفظ مشتری دائمی خود شما را نگه دارند و برای حفظ شما تلاش کنند.

همه هزینه هایی که می کنید را مورد بازنگری قرار دهید، انرژی، تکنولوژی، مواد اولیه، اجاره دفتر و … می توانند مورد جالبی برای چانه زدن و تخفیف گرفتن باشند. سوال پرسیدن که ضرری ندارد! سعی کنید از بخش هایی که تاکنون تخفیفی نگرفته اید تخفیف بگیرید تا با کاهش هزینه ها بتوانید نیروی انسانی خود را حفظ کنید.

• با تامین‎کنندگان کنونی، به خصوص تامین‌کنندگان محصولات و خدمات اصلی و پرمصرف سازمان، برای قیمت پایین‌تر و یا شرایط بهتر مذاکره کنید.
• با متحد شدن با دیگر سازمان‎ها سعی کنید از تخفیفات گروهی استفاده کنید. حتی یک همکاری ساده با دیگر سازمان‎هایی که در مجتمع شما هستند، می‎تواند منجر به به‌دست آوردن قیمت و یا شرایط بهتری شود.
• به انجمن‌ سازمان‎های غیرانتفاعی بپیوندید تا بتوانید از مزایا و تخفیف‌های عضویت در آن استفاده کنید. اگر مزایای عضویت خود را اخیرا مرور نکرده‎اید، مجدد به سراغ‌شان بروید چون ممکن است تخفیف‎هایی برای شما وجود داشته باشد که نادیده گرفته‎اید.
• همواره موقع تمام خریدها بپرسید که آیا تخفیف خاصی برای سازمان‎های غیرانتفاعی وجود دارد یا خیر.

سرعت خروج پول برای هزینه‎های پرداختی را کاهش دهید.

با تامین‎کنندگان اصلی خود برای پرداخت اقساطی مذاکره کنید. درخواست پرداخت‌های کم‎تر ولی منظم‎تررا بکنید و یا پیشنهاد بدهید که در ازای آن، مشتری دائم و وفادار آن‌ها خواهید بود. با تامین کنندگان اصلی خود برای پرداخت به صورت اقساطی تماس بگیرید. اگر برای پرداخت صورت‎حساب مشکل دارید، جواب تماس‌هایشان را بدهید و طفره نروید. دست پیش را بگیرید و پنهان‎کاری نکنید.

یک رویه مدون برای خرید داشته باشید.

به این صورت که برای تمامی خریدهای بالای یک مبلغ مشخص حتما مکانیزمی بگذارید که حداقل چند استعلام گرفته شده و بعد از آن انجام خرید تایید گردد. این باید منجر به این نتیجه شود که یک محصول یا خدمت خاص با همان مشخصات فنی و کیفی را بتوانید با پایین‌ترین قیمت تهیه نمایید.

سرعت وصول هزینه‌های دریافتی را افزایش دهید.

• بر مبالغ دریافتی نظارت داشته باشید. با کسانی که دیر به دیر پرداخت می‎کنند تماس بگیرید. در این راه مصمم و پایدار باشید.
• نحوه دریافت درآمدها را بازبینی کنید و سعی کنید پیش پرداخت و یا قسط اول سنگین داشته باشید (به‌خصوص وقتی که در حال باز پس گرفتن پولی هستید که از قبل از جیب خرج کرده‌اید). صورت حساب‎ها را سریع تدوین کنید.
• مشوق مالی برای پرداخت‌های زودهنگام تعیین کنید (به‌عنوان مثال تخفیف یک درصدی برای پرداخت ده روزه)
• روی صورت‎حساب‎‌ها بنویسید (یا چاپ) کنید که «پرداخت در زمان صدور صورت‎حساب» یا «پرداخت در طی ده روز از زمان صدور صورت‎حساب» ضروری است.
• برای پرداخت‌های با تاخیر، جریمه یا سود در نظر بگیرید. (به عنوان مثال، ۱٪ جریمه بعد از سی روز عدم پرداخت)

با افراد زیر برای این فرصت‎ها تماس بگیرید:

• دفتردار یا مدیر اداری برای روش‌های صدور صورت‎حساب
• حسابدار برای «مشوق‌های مالی» و شرایط پرداخت
• کارگزار بانکی برای دریافت مشاوره

اگر بدهی با بهره کم دارید آن را تمدید کنید.

البته اگر چنین وام یا تسهیلاتی دارید! در شرایط کنونی که پول نقد، پادشاه است. وقتی که پول نقد داشته باشید با قدرت مانور بیشتر خیلی کارهای مثبتی را می توانید انجام دهید، فعالیت های سودآور را پی ریزی کنید. پول نقد به شما انعطاف پذیری، انتخاب های گوناگون و توان تصمیم گیری می دهد.

به دنبال یک اسپانسر برای پوشش برخی هزینه‌‌هایتان بگردید.

هر کسب و کاری مخصوصا اگر از یک ابزار اینترنتی مثل سایت هم بهره برد می‌تواند با یک سازمان، شرکت، تولیدکننده یا هر کسب و کار دیگری وارد معامله شود و قرار بگذارد که در ازای پرداخت برخی از هزینه‌هایش توسط آن سازمان از اسم و لوگوی آن سازمان در سایت، کارت ویزیت، تبلیغات و غیره استفاده کند و به نوعی برای آن سازمان تبلیغات رایگان انجام دهد.

خرید اقلام پرمصرف را سازمان دهی کنید.

برای سازمان‌هایی که در مدیریت داده‌های اقلام تدارکاتی خود دارای برنامه نیستند و هر یک از واحدهای سازمانی به صورت مستقل نسبت به تدارک اقلام مورد نیاز خود اقدام می‌نمایند یک فرصت مناسب وجود دارد تا نسبت به منطقی نمودن هزینه‌های تولید خود اقدام نمایند. برای کاهش هزینه‌ها و تعیین اقلام تکراری لازم نیست تمامی اقلامی که سازمان از تامین کنندگان خریداری می‌کند به صورت دقیق شناسایی گردند.

برای شروع می توان به صورت آزمایشی در یک مقیاس کوچک دسته‌ای از اقلام پر مصرف سازمان را انتخاب و نسبت به غنی‌سازی داده‌های توصیفی آن اقدام نمود. این کار تشخیص اقلام مشابه را آسان می‌نماید. اغلب مواقع اختلاف قیمت خرید در اقلام مشابه تدارکاتی به علت تفاوت در تامین کننده یا حجم خریداری شده می باشد. اگر سازمان بتواند در حوزه خرید اقلام پر مصرف خود با تامین‌کنندگان کمتری (تشکیل وندور لیست) و با حجم بیشتری (تجمیع خریدهای خرد) خرید انجام دهد به طور حتم شاهد کاهش قابل توجهی در هزینه‌های خرید و صرفه جویی منابع در بازه زمانی کوتاهی خواهیم بود.

وجود پشتیبانی و حمایت اجرایی دو واحد تولید-مهندسی و خرید-تدارکات موجب می‌شود تا آشنایی به مراحل اجرا حاصل شده و از نتیجه بخش بودن عملیات اطمینان حاصل شود. بعد از حاصل شدن نتیجه برای دسته اقلام منتخب می‌توان خرید سایر اقلام پر مصرف در سطح سازمان را نیز بدین نحو سازمان‌دهی نمود. این امر ضمانت اجرای فرایند برای کل اقلام است که نتیجه آن کمک به صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها به صورت دراز مدت خواهد بود.

حمایت‌های مالی

برای اینکه بتوانید همیشه و با اطمینان به تجارتتان ادامه دهید باید به دنبال سرمایه گذاران متنوع باشید . ارتباطات خود را افزایش دهید ، بطور مدام در جلسات و همایش های تجاری شرکت کنید ، این جمله را همیشه به یاد داشته باشید ” هر ارتباط جدید پلی است به دنیایی دیگر ” مرزهای تجاری را گسترش دهید و ارتباط موثر ایجاد کنید.

هزینه‎های مربوط به ساختمان و دفتر کار سازمان را کاهش دهید.

• آیا در اجاره‌نامه جای چانه‎زنی هست؟ تصور نکنید که کاری که انجام شده، تمام شده است. در شرایط بازار املاک کنونی، ممکن است صاحب‎خانه حاضر باشد به شما برای تمدید قرارداد تخفیف بدهد تا این‌که به دنبال یک مستاجر جدید باشد.
• آیا شما می‎توانید فضاهای بلااستفاده دفتر کار مثل سالن کنفرانس را اجاره بدهید؟
• آیا می‎توانید به محلی ارزان‎تر بروید؟ آیا کارکنان شما می‎توانند از راه دور (از خانه‌هایشان) کار کنند؟

راهکار:

از وکیل خود بخواهید تا اجاره‌نامه را بازبینی کند. اگر توانایی پرداخت هزینه‎های استخدام یک وکیل را ندارید، به دفتر یا افرادی که به شما کمک کردند این محل را اجاره کنید، مراجعه کنید تا مواردی برای مذاکره مجدد قرارداد دفتر کار فعلی و یا دفتر کار جدید بیابید.

از دفتر کار اشتراکی استفاده کنید.

دفتر کار خود را با یک سازمان دیگر به اشتراک بگذارید. منافع زیادی در هم‌زیستی و مشارکت دفتر کار با دیگر سازمان‎های غیر‌انتقاعی وجود دارد.

از یک دفتر کوچک تر استفاده کنید.

هزینه اجاره و خرید ساختمان برای کسب و کارها به ویژه آنهایی که در شهر های گران مستقر هستند هزینه ای قابل توجه است. اگر فضایی که در اختیار دارید از میزان نیاز شما بیشتر است می توانید با از دو ترفند زیر بهره ببرید: به یک دفتر کوچک تر با قیمت و هزینه کمتر نقل مکان کنید یا بخشی از دفتر خود را به یک شرکت کوچک تر اجاره بدهید. علاوه بر کاهش هزینه ها ممکن است این همسایگی و همکاری برای شما منافع دیگری نیز داشته باشد. اینکه دفتر خود را با کسی به شراکت بگذارید شاید ناخوش آیند باشد اما می تواند در کاهش هزینه ها به شما کمک شایان توجهی نماید.

هزینه‎های ساختمان را کاهش دهید.

هزینه‎های تعمیر و نگه‎داری را با دیگر ساکنین ساختمان تقسیم کنید .یک «پروژه آخر هفته» تعریف کنید که کارکنان بتوانند داوطلبانه برای نگه داری، جابه‎جایی و یا تمیزکاری دفتر کار همکاری کنند.

از منابع و امکانات سازمان به صورت اشتراکی استفاده کنید.

در مدیران میانی، سرپرستان و کارشناسان خود این روحیه را به وجود بیاورید و آن ها را عادت بدهید که از منابع و امکانات قسمت‌های اداری و پشتیبانی به صورت مشارکتی استفاده کنند. به عنوان مثال نیازی نیست در هر اتاق حتما یک پرینتر باشد یا هر سالن و هر انبار حتما یک لیفت تراک داشته باشد. این اقدام و همه اقدام‌های دیگر در صورتی منطقی هستند و باعث بهبود و کاهش هزینه‌ها می‌شوند که جنبه‌های مختلف اقدام را در نظر بگیرید به طوری که در کار واحدها و قسمت‌ها اختلال ایجاد نشود.

کاوش محل کسب و کار جایگزین

شاید فکر کنید دفترکار شما حتما باید در خیابان فرشته تهران باشد تا مشتری‌های خوبی با دیدن آدرس‌تان سراغ‌تان بیایند. اما همیشه هم اینطور نیست. هزینه‌های اجاره و ایاب و ذهاب را با تغییر محل کارتان کاهش دهید و یک دفتر کوچکتر در محله پایین‌تر بگیرید. اولین ماهی که مبلغ صرفه‌جویی در حساب‌تان باقی بماند می‌فهمید که آنقدرها هم کار بدی نکرده‌اید.

هزینه‌های مربوط به داشتن محل فیزیکی کسب و کار بسیار زیاد است ولی در بسیاری موارد اجتناب ناپذیر به نظر می‌رسد. اگر در موقعیتی هستید که می توانید با تغییر مکان هزینه‌های خود را به طرز چشمگیری کاهش دهید این را انجام دهید. با تغییر مکان خرده‌فروشی خود و یا بستن یک قرارداد کاری مناسب و حتی کار در خانه و داشتن کارکنان از راه دور می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را تا حد شگفت انگیزی کاهش دهید.

با این حال، سعی کنید از تغییر مکان‌های مداوم خودداری کنید. سعی کنید تا حد امکان در یک منطقه خاص چند سالی بطور ثابت باقی بمانید و پس از چندین بار استفاده از مراحل آزمون و خطا، جلب نظر مشتریان و کسب محبوبیت‌های لازم سپس تغییر مکان دهید و برای توسعه تجارت به کلان شهرها نزدیک شوید.

اگر فضای اداری یا سوله یا فضای باز دارید که مورد نیازتان نیست آن ها را اجاره دهید.

در کل هر نوع دارایی یا امکانات دیگری دارید که در حال حاضر و تا مدتی مورد استفاده و بهره برداری خودتان قرار نمی گیرد آن ها را اجاره داده و از آن ها کسب درآمد کنید.

استقرار درست، وظایف ماشین آلات و ساختمان ها

یکی از موارد جذب کننده هزینه میزان مسافت طی شده در یک دوره زمانی است. اگر وظایف و ماشین آلات با مکان یابی درست استقرار یابند تعداد حرکت و میزان مسافت طی شده به حداقل خواهد رسید حرکت ایجاد هزینه می‌کند و موضوعی است که هزینه‌های آن پنهان بوده و دیده نمی‌شود. با تکنیک‌های مدیریت تولید و عملیات می‌توان طرح استقرار را بهبود بخشید.

هزینه لوازم اداری، تجهیزات، زیرساخت‌ها و ماشین آ‌لات را کاهش دهید

منابع زیادی برای کمک به کاهش هزینه‌های حوزه فناوری اطلاعات در سازمان‎های غیرانتفاعی وجود دارد. مثل نرم‎افزار، سخت‎افزار یا آموز‌ش‌های رایگان.

وسايل نقلیه، نگهداری تعمیرات

اگر به این نتیجه رسیده‌اید که خرید و مالکیت وسائط نقلیه به صرفه‌تر از استفاده از خدمات موسسات حمل و نقل و مسافربری است بر نحوه نگهداری و استفاده صحیح از خودروها نظارت دقیق نمایید. مسئولیت‌های فرد راننده را در حوزه نگهداری تعریف کرده و توسط یک فرد خبره خودروها را به صورت دوره ای بازدید کرده و خرابی‌های احتمالی را در مراحل اولیه و با صرف هزینه‌های کم شناسایی کرده و برطرف نمایید.

هزینه کردن را برای اقلام یا مواردی که سرمایه سازمان به‌شمار نمی‌روند، کاهش دهید.

به دنبال تجهیزات دست دوم یا اهدایی باشید و با تامین‌کنندگان برای پایین آوردن قیمت چانه بزنید تا هزینه‎های این اقلام و خدمات را کاهش دهید.

تجهیزات و امکانات مورد نیاز را اجاره کنید.

به جز صرف سرمایه زیاد برای خرید شما مجبور هستید نیرو، قطعات یدکی و همچنین هزینه‌های تعمیرات و نگهداری آن ها را هم بپردازید. البته برای تجهیزاتی که نیاز موقت و گاه به گاه به آنها دارید این راهکار توصیه می‌گردد.

کاغذ را حذف کنید، به سمت سیستم های بدون کاغذ بروید.

کاغذ یعنی هزینه، یعنی پول، فقط پول کاغذ نیست که پرداخت می شود. این سیستم کاغذی است که هزینه های مختلف و بسیار زیادی را به شما تحمیل می کند. نیروی انسانی، تجهیزات و دیگر متعلقات سیستم‌های کاغذی هزینه بردار هستند. مدیریت اسناد و مدارک کاغذی، وقت گیر است و گران تمام می‌شود. طبقه بندی، پرکردن و تکمیل فرم‌ها و برگه‌ها، بایگانی و همچنین جستجو و پیداکردن آن‌ها در وقت نیاز به زمان، مکان، منشی و خیلی چیزهای دیگر احتیاج دارد.

خرید یک اسکنر البته با دستگاه تغذیه اتوماتیک و دیجیتال کردن تمام اسناد مهم و نگهداشتن آن ها در فایل‌های الکترونیکی به صورت نظام‌مند و سازمان یافته به صرفه‌جویی در فضا و هزینه های اداری شما بسیار کمک می‌کند. اسناد و سوابق شرکت، مهم و حیاتی هستند. پس اهمیت بسیار دارد که حفظ و نگهداری آن‌ها مورد توجه خاص قرار گیرد. سیستم شبکه، سرور و روش بک آپ گیری باید بسیار کارآمد باشد. امنیت این سیستم را نیز فراموش نکنید.

ضمنا مصداق مدیرعامل شرکتی نباشید که مدیران آن از او خواستند که اسناد کاغذی را الکترونیکی کنند و آن ها را معدوم کنند. وی دستور داد که یک نسخه از اسناد کاغذی کپی بگیرند و سپس اسناد اصلی را از بین ببرند.

اگر هم جایی نیاز به اسناد کاغذی هست فقط پرینت ضروری بگیرید. از کاغذ ها به صورت دورو استفاده کنید. کاغذهای باطله را در سطل آشغال نیندازید و آن ها را در صورت محرمانه نبودن به عنوان کاغذ باطله به فروش برسانید. به جز کاهش هزینه و در نظر گرفتن جیب سازمان به درخت‌های نازنین نیز رحم کرده‌اید.

استفاده از خط تلفن مجازی

استفاده از خطوط تلفن سنتی می‌تواند موجب تحمیل هزینه‌های گران قیمت و گاهی اوقات غیر ضروری شود. صاحبان کسب و کارهای کوچک با استفاده از تلفن‌های همراه، VoIPو خطوط تلفن مجازی و… به جای خطوط تلفن سنتی می‌توانند هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهند.

بر روی نرم افزار بریزید.

چند برنامه کاربردی هر روز استفاده می‌کنید؟ در حال حاضر احتمالا تعداد کمی از برنامه‌های موجود در رایانه شما وجود دارد که اصلا استفاده نمی‌کنید و یا به ندرت استفاده کنید. شما می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را تنها با خرید نرم‌افزاری که واقعا نیاز دارید را کاهش دهید و هزینه‌های خرید برنامه‌های دیگر را کاهش دهید و همچنین هزینه‌های ارتقاء لازم برای حفظ نرم افزار فعلی را اجرا کنید. جایگزین‌های نرم‌افزارهای رایگان و اوپن‌سورس با نرم‌افزارهای پولی، یک راه موثر برای کاهش هزینه های کسب و کار شما هستند.

فروش تجهیزات مرمت شده

خرید تجهیزات با نام تجاری جدید و ارزان‌قیمت تحمیل یک هزینه بزرگ برای کسب و کار است. شما می‌توانید با خرید مبلمان و تجهیزات مرمت شده اداری که اغلب ارزش آن‌ها به اندازه برندهای تجاری جدید است و توسط تولید‌کنندگان با تخفیف ارائه می‌شود، بخشی از هزینه‌ها را کاهش دهید.

بر مصرف مواد اولیه، قطعات مصرفی و استفاده از ابزارها نظارت کنید.

استانداردهای مصرف را تعریف کرده و بر مصرف صحیح مواد در خط تولید نظارت دقیق داشته باشید. مواد مصرفی دارایی های نامرئی سازمان و کسب و کار شما هستند که اغلب نادیده گرفته می شوند. از گزارش های کنترل مصرف انبار استفاده کرده و نقاط مصرف بیش از حد استاندارد را شناسایی کرده و آن ها را بررسی نمایید. ابزارها را در صورت امکان به نام تحویل داده و در صورت تخریب به دلیل سهل انگاری مسئول این کار را مواخذه نمایید.

اين محتوا را از دست ندهيد: ابزارهاي مديريتي رايگان

منابع:

http://persian-manager.blogfa.com/

https://www.bourseiness.com/ 

www.radbusiness.ir