مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

راهکارهاي کاهش هزینه‌ در سازمان

قسمت اول

در شرايط امروز کسب و کار که قدرت زيادي براي افزايش درآمدها وجود ندارد، يکي از بهترين راه ها در سازمان ها اين است که داده ها را کاهش دهيم. اما قبل از آن نياز است تا هزينه ها در سازمان شناسايي شود.

بحث کاهش هزينه از ذو بعد مورد توجه است.

الف-  زماني که ما از طريق صرفه جويي در مصرف منابع، مي خواهيم به کاهش هزينه برسيم.
ب-  وقتي که از طريق ارزان کردن منابع به دنبال کاهش هزينه هستيم، يعني همان منابع را با قيمت ارزان تر استفاده مي کنيم. مثلا دربيمارستان، همان مقدار دارو يا مواد مصرفي در پانسمان را مي خواهيم استفاده کنيم اما دنبال اين هستيم که چگونه ارزان تر تهيه کنيم.

مورد اول از مقوله بهره وري است، يعني ما دنبال اين هستيم که با صرف منابع کمتر همان ارزش يا ارزش
بيشتري توليدکنيم و در واقع بهره وري مان را مي خواهيم بالا ببريم.

نکته ديگر اينکه در شرايط تورمي، افزايش هزينه به هر صورت اتفاق مي افتد و اين مساله خارج از کنترل مديريت است و آيا در اقتصادهاي تورمي اين کاهش هزينه با وسعتي که ما انتظارش را داريم امکان پذيراست ؟

اگر واقعا نهضت کاهش هزينه درايران راه بيفتد، مشکلات اجتماعي آن چه مي شود؟ در ايران غالبا سيستم مديريت ريخت و پاش حاکم است و از همه مهمتر خود دولت از خيلي از ريخت وپاش هاي ما برخوردار مي شود. واقعا اگر روزي نهضت ارائه خدمت يا توليد بدون ريخت و پاش و ارزان شروع شود و جلو اين مازادها گرفته شود، علاوه بر اينکه اشتغال هاي کاذب و رانت ها و سودهاي کاذب از بين مي رود با يک مشکل اجتماعي بزرگ روبرو مي شويم. چون بهره وري اقتصاد ما پائين است. اين يک پيامد اجتماعي دارد که قطعا يک جايي ظاهر مي شود و مازاد نيروي انساني يکي از پيامدهاست. خود دولت با ريخت و پاشي که مي کند از يک سو، يک مشتري بزرگ و يک ريخت و پاش کننده بزرگ است. در روندکاهش هزينه ها بايد به صرفه جويي هاي ناشي از اطلاعات توجه کنيم. به روز بودن اطلاعات يکي از منابع اقتصادي و منشاء صرفه هاست. صرفه جويي ديگر صرفه جويي ناشي از اتحادهاي استراتژيک است که ما از آن محروم هستيم. در واقع ما مي خواهيم در مقياس کوچک با حجم محدود و در بي اطلاعي و نبودن همکاري هاي بزرگ، دست به کاهش هزينه بزنيم که اين مسائل طبعا ما را با محدوديت هايي روبرو مي کند. در پاسخ به اين سوال که چه نوع هزينه هايي را بايد در فرايند اجراي استراتژي کاهش هزينه ها مورد توجه قرار داد؟ بايد بگوئيم که مهم ترين سرفصل هايي که در اين ارتباط مي تواند مورد توجه سازمان ها قرار گيرد به اين شرح خلاصه مي شود.

1.     استفاده بهينه از تمامي ظرفيت هاي خدماتي و توليدي و اعمال مديريت صحيح نگهداري و تعميرات روي کليه تجهيزات موجود در مراکز درماني، بيمارستان ها و يا سازمان

2.     آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وري و هدفمندکردن نيروها به سمت بهبود شاخص ها از طريق گروه هاي بهبود و غيره

3.     مديريت روي هزينه هاي خواب سرمايه

4.     مديريت روي هزينه هاي انرژي و اتلاف ساير منابع

5.     مديريت روي کاهش ضايعات منابع سازماني، مواداوليه و قطعات

6.     ارتقاي سطح کيفيت

7.     بهبود فرآيند و ارتقاء سطح ارائه خدمات در جهت افزايش سرعت، دقت و پاسخگويي به نياز مراجعين و مشتريان

8.     نگرش فرآيندي به ساختار سازماني ( انجام مهندسي مجدد در سازمان )

9.     توجه بيش از پيش به سيستم هاي اطلاعاتي و گردش اطلاعات در سازمان براي سرعت و دقت بخشيدن به تصميمات در سازمان

10. شناسايي و حذف فعاليت هاي بدون ارزش افزوده، فعاليت هاي موازي و دوباره کاري ها

11. کاهش سهم نيروي انساني بخش هاي ستادي به اجرائي و توليدي

12. فعال کردن نظام پيشنهادها، ترويج کارگروهي و ايجاد نظام ارزيابي و انگيزشي مناسب در سازمان

13. نوآوري در ارائه خدمات

هزینه مي تواند شامل بهای اشیا یا خدماتی است که برای تحصیل درآمد مورد نیاز است. به عنوان مثال: هزینه حقوق کارمندان، آب، برق، تلفن، درج آگهی در روزنامه، هزینه استهلاک اثاثه و ساختمان همگی بخشی از هزینه‌های یک موسسه یا کسب و کار هستند.

مبالغی که تولیدکنندگان برای تولید صرف می‌کنند، هزینه تولید نامیده می‌شود. اگر هزینه از درآمد بیشتر باشد آن را زیان و اگر هزینه از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می‌شود. همانگونه که درآمد موجب افزایش سرمایه می‌گردد، هزینه موجب کاهش آن می‌شود.

گاهی اوقات پیش‌بینی‌های شما در مورد کسب و کارتان درست از آب درنمی‌آید یا اینکه به زمان طولانی‌تری برای تحقق رویاهای شغلی‌تان نیاز دارید. برای همین مجبور هستید به روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های سازمان یا کسب و کار کوچک‌تان روی بیاورید تا بتوانید همچنان فعالیت کنید و به کارتان ادامه دهید. کارفرمایان معمولا به اولین گزینه‌ای که فکر می‌کنند اخراج برخی از کارکنان است. اما ما به شما روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار معرفی می‌کنیم که نیازی به اخراج و کاهش تعداد کارکنان‌ ندارد.

این محتوا ‎راهکارهايي برای کاهش و یا کنترل هزینه‎ها در سازمان در زمان بحران به شما ارائه می‌کند.  

کار را با درک تصویر کلان و ارتباط میان حوزه‌ها، شروع کنید

اگر شما دچار بحران مالی شده‎اید، اول ماهیت و عمق بحران را بسنجید. آیا مشکل گردش نقدینگی دارید و یا مشکل در ترازنامه؟ این مساله کوتاه‌مدت است یا بلندمدت؟ با ۱۰٪ کمبود بودجه مواجه هستید یا ۴۰٪؟

راهکار:

یک تیم مدیریت بحران تشکیل بدهید که متشکل است از هیئت مدیره، کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر مقدور است یک نماینده از میان افرادی که شما به آن‌ها خدمات ارائه می‌کنید. اعضای تیم به شما کمک می‌کنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش نقدینگی را بررسی کرده و طرحی برای بهترین، معتدل‌ترین و بدترین حالت ممکن تعریف کنید.

اقدامات شما باید هم بازه کوتاه‌مدت را در نظر بگیرند و هم بلندمدت باشند

رایج‎ترین واکنش اولیه میان مدیران، اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاه‌مدت است. این کار اشتباه است. شما در ابتدا باید به‌دنبال اقدامات بلندمدت یا راهبردی باشید. پرسیدن سوالات زیر به شما در رهبری و تمرکز روی مساله کمک می‎کند:

• آیا به اندازه کافی وقت استراحت، ورزش، غذا خوردن و فراغت با خانواده‌ام صرف می‎کنم؟
• آیا سراغ سوالات سخت رفته‌ام؟
• آیا تمام اطلاعاتی را که می‎توانم داشته باشم در اختیار دارم؟
• آیا اطلاعات را در سطح گسترده با همه به اشتراک می‎گذارم؟
• اگر حقوق و مزایای بقیه کارکنان کاهش می‎یابد، آیا این میزان کاهش برای من بیشتر است؟
• آیا با خوش‎بینی و دیدی مثبت رهبری می‎کنم؟
• آیا ماموریت سازمان را در اولویت قرار می‎دهم؟
• آیا نظر همه افراد را در نظر می‎گیرم؟

راهکار:

• از روش مکث کردن، فاصله گرفتن از مساله و نگاه به آن از بالا، و بررسی مسیر پیش‌رو در بلندمدت استفاده کنید تا با واکنش‌های ناگهانی مواجه نشوید که فقط انرژی شما را بیهوده تلف می‌کنند و هیچ نفعی برای پیشبرد کارها ندارند. سوالات ستون قبلی را از خودتان بپرسید.
• بودجه اقتضایی خود را بررسی کنید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید، تخصیص چنین بودجه‎ای را در دستور کار خود قرار دهید.

هزینه‌ها را از طریق مدیریت صحیح نیروی کار کاهش دهید.

به‌دنبال مشارکت و معاوضه خدمات باشید.

از مراجعین خود بخواهید در ازای دریافت خدمات، کاری برای سازمان انجام دهند. به‌عنوان مثال از دانشجوها بخواهید در زمان کلاس‌های یادگیری زبان برای بزرگسالان، از بچه‎ها هم مراقبت کنند.
برای کم کردن هزینه‎ها، با دیگر سازمان‌های غیرانتفاعی مبادله خدمات کنید. به‌عنوان مثال خدمات حمل و نقل مجانی را در ازای اجازه استفاده از کلاس‎های درس آن سازمان برای مراجعین خودتان فراهم کنید.

راهکار:

• برای این‌که بفهمید چه چیزهایی قابل اشتراک و یا مبادله است با کارکنان خود هم‎فکری کنید.
• لیست به‌دست آمده را در تارنمای سازمان‌تان قرار دهید.

حقوق پرداختی را کاهش دهید.

• کم کردن تعداد کارکنان سازمان معمولا اولین کاری است که سازمان‎ها به سرعت برای کاهش هزینه‌هایشان انجام می‎دهند. ممکن است انتخاب‌های زیر را در نظر نگرفته باشید. با این وجود بهتر است اول منابع ستون بعدی را مطالعه کنید.
• نظر کارکنان را بپرسید. برخی ممکن است حاضر باشند برنامه بازنشستگی‎شان را جابه‎جا کنند و یا ترجیح بدهند نیمه‌وقت یا قراردادی به همکاری خودشان ادامه بدهند و یا حتی به مرخصی بلندمدت بدون حقوق بروند.
• موقتا حقوق‎ها را کاهش دهید و یا پرداخت مطالبات را به‌تعویق بیندازید.

اگر مجبور هستید از تعداد کارکنان سازمان غیرانتفاعی بکاهید، بسیار مهم است که از مشاوران خوب، برنامه درست استفاده کنید و پیام واضحی به بقیه کارکنان نگران برسانید. این اقدامات، فرآیند اخراج افراد را راحت‎تر نمی‌کند ولی باعث کاهش اثرات جانبی و افزایش سرعت بهبود شرایط بعد از آن می‎شود. مقاله راه و رسم درست اخراج کارمندان را مطالعه کنید.

ساختار شغلی سازمان را بازبینی و تغییر دهید

کارکنان را تشویق به کار از راه دور (در خانه) و استفاده از تجهیزات خودشان بکنید. به شیفت‌های دوگانه برای به اشتراک گذاشتن شغل‎ها روی بیاورید، به گونه‌ای که هر فرد حداقل یک کار نیمه‌وقت داشته باشد.
از کارکنان رسمی به قراردادی روی بیاورید. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را بازبینی و مجدد طراحی کنید.

مزایا را کاهش دهید یا بازبینی کنید.

مزایایی مانند مرخصی سالیانه، مرخصی استعلاجی، کمک‌هزینه درمانی یا حق بیمه درمانی را کاهش دهید و یا بازبینی کنید.

اگر سازمان غیرانتفاعی شما کوچک است، به دنبال پیوستن به اتحادیه‌های بیمه سلامت باشید.

هزینه‎های هیئت مدیره را کاهش دهید.

جلسه‌ای با هیئت مدیره برای بررسی کاهش هزینه‌ها برگزار کنید.

از هیئت مدیره بخواهید تا درخواست‌ بازپرداخت برای آن‌چه را هزینه کرده‌اند، نکنند.
مسافرت را حذف یا کم کنید و به جای سفر از برگزاری جلسات به‌صورت کنفرانس تلفنی بهره ببرید.

هم‌ترازی پروژه‌ها و خدمات ارائه‌شده خود را با اهداف مالی و ماموریت سازمان بسنجید.

• از کارکنان باتجربه بخواهید تا به‌طور هر کدام از برنامه‌های سازمان را با کمک ماتریس هزینه/ماموریت ارزیابی کنند.
• مشخص کنید که کدام پروژه باید مجدد طراحی شود، کدام‌یک باید به پایان برسد و کدام‌یک باید توسعه یابد.
• شرایط عضویت را برای افرادی که می‎توانند از خدمات یا برنامه‌های شما بهره‎مند شوند، تغییر دهید. مثلا فقط به افراد کم‌درآمد و یا آن‌هایی که قادر به پرداخت هزینه خدمات هستند، سرویس بدهید.
• برخی مواقع، گسترش برنامه و خدمات بهترین انتخاب است. این‌که برنامه چگونه و برای چه افرادی ارائه می‎شود می‎تواند تغییر شدیدی در ساختار هزینه‎های برنامه ایجاد کند.
• یک تیم که توانایی و دانش تجزیه تحلیل برنامه و هزینه‎های مرتبط آن را دارد، تشکیل بدهید.

نیروی انسانی خود را به اشتراک بگذارید.

وقتی شرایط کسب و کار راکد است و سطح درآمد شما کم شده است می توانید بخش هایی از نیروی انسانی خود را به شرکت های کوچک و در حال رشد اختصاص دهید. بخش هایی مانند نیروی فروش، سرویس به مشتری، خدمات پس از فروش، و حسابداری شما می توانند برای شرکت های کوچک که توان برپایی این بخش ها را ندارند راهگشا باشند. دنبال شرکت هایی که رقیبتان نیستند اما می توانند از خدمات شما استفاده کنند بگردید و با ارائه خدمات به آنها از نیروی انسانی خود حداکثر بهره را ببرید. به جای اخراجو تعدیل نیرو، این نیرو را با دیگر سازمان ها به اشتراک بگذارید.

سرویس رفت و آمد پرسنل

مسیر سرویس‌ها را هر از گاهی بهینه‌سازی کنید. طوری برنامه ریزی کنید که از ظرفیت کامل وسیله نقلیه استفاده شود.

مهمان و بازدید کننده

مهمان نوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی برای یک هتل لوکس بدهید. مشتریان مهم هستند و مدیریت رابطه با آنان حساس و ظریف می باشد. اگر منطقی برخورد کنید آن ها نیز درک می‌کنند.

هزینه مشاوره متخصصان

هزینه های دریافت خدمات مشاوره را درصورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور کاهش دهید.

خرج کرد پرسنل را مدیریت کنید.

اگر مدیران، سرپرستان یا کارشناسان در سازمان شما اختیار خرید یا خرج کردن پول را دارند با تعیین خطوط راهنما و یا قرار دادن حدودی برای اعلان هشدار، میزان خرج کرد آن‌ها را مدیریت کنید.

افزایش روحیه کار

تفویض حجم عمده ای از اختیارات تصمیم گیری به کارمندان سطوح پایین تر، راهبردی است که هم اکنون توسط شرکت های مختلفی به عنوان بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری اجرا می شود. از سوی دیگر تفویض اختیارات به تیم های کاری در راستای فن آوری تیم های خود راهبر، مورد توجه است. در این رویکرد، مدیریت اختیارات زیادی را به تیم هایی تفویض می کند که به اجرای فعالیت ها با سرعت بالاتر و کیفیت بهتر می پردازد. مدل های تجارت الکترونیک به شرکت ها کمک می کنند تا از یک سو به تمرکز زدایی و اجرای فرایندهای توزیع شده بپردازند و از سوی دیگر این مدل ها امکان کنترل متمرکز این فرایندهای توزیع شده تولید را نیز مورد پشتیبانی قرار می دهند. هر دو روش باعث کاهش هزینه های تولید می شوند .

آموزش نیروها

برای بهره وری بیشتر لازم است که نیروهایی کارآزموده داشته باشید . نیروهای متخصص بیشترین بازدهی را دارند . پس با ایجاد کارگاههای آموزشی و تدریس علوم و فنون کاربردی علاوه بر بهره وری آموزشی علوم روز ، سطح کمی و کیفی پروژه های تجاری را نیزارتقا دهید.

سفرهای زائد و هزینه های زائد سفرها را حذف کنید.

در صورت امکان به جای سفر و ملاقات حضوری با تماس‌های تلفنی، ایمیل و نشست‌های ویدئویی – ویدئو کنفرانس‌ها – ارتباطات تجاری خود را به انجام رسانید. در صورت ضرورت برای سفر، حین مأموریت هم خود رعایت هزین را بکنید و هم از پرسنلی که به مأموریت می‌روند بخواهید که هزینه‌های ضروری را انجام دهند و از هزینه‌های غیرضروری بپردازند.

 از دورکاری استفاده کنید.

اگر به کارمندان خود اجازه دورکاری نمی‌دهید همین حالا در تصمیم خود تجدید نظر کنید! دورکاری برای کارمندان فهمیده و باتجربه برای شما و آنها یک بازی برد برد است. با دورکاری علاوه بر صرفه جویی در هزینه های جاری که برای هر کارمند صرف می شود خود کارمند نیز هزینه های کمتری متحمل می شود. هزینه های رفت و آمد روزانه کارمندان با این کار کم می شود و هم چنین در زمان رفت و آمد نیز صرفه جویی حاصل می شود. شما با استفاده از دورکاری می توانید در مقدار فضای مصرفی نیز صرفه جویی کنید و با یک دفتر کار کوچکتر کار خود را اداره کنید.

اما همه کارمندان را مجبور به دورکاری نکنید؛ حتما رضایت کارمند در دورکاری را مدنظر قرار دهید و در ضمن، به کارمندانی که دورکاری می کنند یادآوری کنید که در هر هفته یک یا دو روز را به محل شرکت بیایند تا از فضای کاری فاصله نگیرند.

نیازی نیست نیمی از کارکنان را اخراج کنید. اگر امکانش را دارید کافی است به آنها اجازه‌ی دورکاری بدهید. هم کارهایتان از منزل توسط آنان انجام می‌شود. هم برخی هزینه‌های جاری دفتر و بیمه و مالیات برای شما کم می‌شود و هم می‌توانید به خاطر این امکانی که به آنان داده‌اید حقوق کمتری پرداخت کنید و آنها به یک شغل دیگر هم روی بیاورند و درآمد خود را افزایش دهند.

یک روش سیستماتیک برای برون سپاری تدوین کنید. حالا از فرآیندهایی کسب و کار خود شامل فرآیندهای اصلی که همان فرآیندهای ساخت و تولید شما هستند، فرآیندهای مدیریتی و همچنین فرآیندهای پشتیبانی هر کدام را که تشخیص می‌دهید مناسب برون سپاری است مورد بررسی دقیق‌تری قرار دهید. فرآیندی مانند فن‌آوری اطلاعات را می‌توانید برون سپاری کنید.

برون سپاری را پس از آن که با تحلیل و بررسی های سیستماتیک منطقی و به صرفه تشخیص می دهید انجام دهید. انجام فعالیت و عملیات برخی از قسمت‌های کار شرکت را به متخصصان آن بسپارید که هم دانش فنی بیشتری از شما دارند و هم با هزینه کمتری آن را انجام می دهند. دیگر اینکه حالا می‌توانید با فراغ بال بیشتر و تمرکز بهتر به کسب و کار تخصصی خود بپردازید.

 از کارآموز استفاده کنید.

هزینه استفاده از کارآموز، دانشجویان و کارمندان پاره وقت به نسبت دیگر کارمندان کمتر است. استفاده از کارآموز علاوه بر کاهش هزینه ها باعث استفاده از نیروهای جوان، با انگیزه و مشتاق برای کار است. شما می توانید با استفاده از کارآموزان افرادی را شناسایی کنید که هم به کار شما علاقه دارند و هم در کار خود مهارت و تخصص کافی دارند.

البته اگر قصد دارید از کارآموزها بهره ببرید باید حواستان باشد که برنامه کارآموزی شما برای کارآموزان مفید و آموزنده هست، نباید کاراموزان را به کارهای سطح پایین و روتین مشغول کنید، کارهای مهم و آموزنده را به آنها بسپارید تا بتوانید از کارآموزان با استعداد و توانمند استفاده کنید. فرصت استفاده از دانشجویان، کارکنان پاره وقت و افراد تازه کار باعث می شود در هزینه نیروی انسانی صرفه جویی کنید.

با کارکنان در ارتباط باشید.

تلاش کنید روحیه تیم بالا بماند .در زمان‌های پرتنش و استرس‌زا، با یکدیگر درباره مساله‌ای که پیش‌آمده، همبستگی داشته باشید (یعنی تصویری که در ذهن شما است با تصویری که در ذهن دیگران است، یکسان باشد). یک روش موفق برای رسیدن به این همبستگی، برقراری ارتباط واضح و روشن است. یک برنامه برای برقراری ارتباطات ایجاد کنید تا هیئت مدیره، کارکنان، اهداکنندگان کمک‌های مالی و سایر افراد در جریان امور قرار بگیرند.

اوضاع مالی را مدیریت کرده و سلامت مالی را رعایت کنید.

رهبران باهوش از دارایی‌های سازمان محافظت می‎کنند. اطمینان حاصل کنید که نظارت مالی خوبی دارید و نشانه‌های اختلاس و کلاه‎‌برداری را جدی بگیرید. سیستم کنترل و نظارت داخلی سازمان را بررسی کنید. این نظارت‌ها حیاتی هستند و می‎توانند جلوی وقوع یک رسوایی را بگیرند.

برای انواع خریدهایتان گروه تشکیل بدهید.

همیشه عمده خریدن و گروهی پرداخت کردن در هزینه‌های شما صرفه جویی می‌کند. برای خرید هرچیزی که قرار است تهیه کنید به یک گروه یا دو سه نفر دیگر ملحق شوید و با خرید عمده در هزینه‌هایتان صرفه جویی کنید.

اين محتوا را از دست ندهيد: ابزارهاي مديريتي رايگان

منابع:

http://persian-manager.blogfa.com/

https://www.bourseiness.com/ 

www.radbusiness.ir