مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

نحوه برقراری روابط تجاری

هر قدم در ایجاد یک ارتباط موفق کاری نیازمند ایجاد اعتماد و تداوم آن است جودیت بومن کتابی در مورد آداب کار و تجارت به رشته تحریر درآورده است. او در مورد کلیه مطالبی که در حیطه تجارت مطرح می‌شود، ازجمله انتخاب رنگ خودکار در هنگام نوشتن نامه به افراد مختلف (آبی برای مکاتبات اجتماعی، مشکی برای مکاتبات تجاری) و همچنین در مورد تجارت الکترونیکی، نحوه ملاقات با مقامات ارشد، برقراری روابط تجاری، و مساعدت و همکاری با غریبه‌ها سخن به میان آورده است .او در کتاب خود بانام "قوانین نوین تجارت" (انتشارات کریر،2007) این‌طور می‌نویسد که "امروزه این توانایی شبکه‌سازی است که خط‌مشی زندگی انسان‌ها را تبیین می‌کند ." او معتقد است یکی از فاکتورهایی که سبب رساندن افراد به موفقیت می‌شود، توانایی برقراری ارتباط آن‌ها با دیگران است. بااین‌وجود درصد بسیار زیادی از افراد هستند که فاقد این توانایی بوده و زمانی که یک چنین مسئله‌ای به میان می‌آید، دستپاچه می‌شوند؛ اما نکته جالب اینجاست که کسانی که در این راه تلاش می‌کنند، خیلی بیشتر از آن چیزی که تلاش کرده‌اند، موفقیت به دست می‌آورند. نویسنده در ادامه پافشاری می‌کند که: "توانایی شبکه‌سازی یک موهبت الهی محسوب می‌شود ."خوب حالا یک فرد پرمشغله یا خجالتی چگونه می‌تواند به این امر اهتمام ورزد؟ بومن راهکارهای زیر را به این قبیل افراد پیشنهاد می‌کند .پیش از اینکه وارد جلسه و یا همایشی شوید، لیستی از کلیه مهمان‌هایی که قرار است در این گردهمایی حضورداشته باشند، تهیه کنید. ابتدا نام آن‌ها و سپس کلیه اطلاعات دیگری که از آن‌ها موجود است را مرور کنید. باید در مورد رقبای آن‌ها نیز اطلاعات کافی به دست آورید و ببینید روند فعالیت شرکت‌ها و کارخانه‌های آن‌ها چگونه است. با در اختیار داشتن این نوع اطلاعات به‌راحتی متوجه خواهید شد که باید از آن‌ها چه سؤال‌هایی را بپرسید. مطرح کردن سؤالات مناسب شمارا در جمع از سایرین متمایز می‌سازد .همچنین بد نیست که تلفظ صحیح نام‌ها را هم یاد بگیرید، حتی اگر تعداد آن‌ها به 200 نفر برسد. باید بتوانید آن‌ها را به‌راحتی تلفظ کنید. سپس به دنبال نقاط مشترک میان خود و آن‌ها باشید تا بتوانید گفتگو را از جایی شروع کنید. درنهایت هم باید یک جمله تحلیلی در مورد خود بیان کنید. جمله تحلیلی عبارت است از یک معرفی مختصر و مفید از خودتان که اگر حساب‌شده باشد به‌راحتی می‌تواند شمارا وارد عرصه‌های تجاری کند .در روز موعود باید مطمئن باشید که از هر نظر آماده هستید. "آمادگی کلید موفقیت است." کاملاً حرفه‌ای لباس بپوشید (معمولاً رنگ‌های تیره انتخاب کنید)، و پیش از ورود به مکان موردنظر یک‌مرتبه دیگر ظاهر خود را چک کنید تا مشکلی پیش نیاید. قبل از ورود به جلسه حتماً چیزی میل کنید. کارت معرفی خود را در بالاترین قسمت سمت راست بدن خود الصاق کنید تا همه بتوانند به‌راحتی نام شمارا بخوانند .حالا شما آماده ملاقات با افراد مهم شده‌اید. شاید این دشوارترین قسمت باشد؛ شک نکنید که درصد بسیاری از افراد درست در همین نقطه گیر می‌افتند و دچار لکنت زبان می‌شوند. برخی از افراد زمانی که وارد یک جمع می‌شوند، تمایل دارند تا نزد کسانی بروند که آن‌ها را از قبل می‌شناسند و اگر چنین افرادی وجود نداشتند یکسره به میز بوفه می‌روند، اما هیچ دلیلی ندارد که پیش‌زمینه آشنایی قبلی با تک‌تک افراد موردنظر را داشته باشید .افراد به‌راحتی متوجه تمام حرکات شما می‌شوند، چه گوشه‌گیری کنید، چه در بحث‌های جمعی وارد شوید. باید این‌قدر اعتمادبه‌نفس داشته باشید که هم به کسی که تنها در گوشه‌ای نشسته نزدیک شوید و هم خودتان را وارد یک جمع 3 نفری کنید. سعی کنید در کنار شهرت، اعتمادبه‌نفس خود را نیز تقویت کنید. همیشه خوب است که شما اولین نفری باشید که دست خود را برای دست دادن دراز می‌کند. اگر خودتان را آرام و راحت نشان دهید، حتی اگر از درون هم عصبانی باشید، با بر لب داشت یک لبخند به‌راحتی می‌توانید به دیگران نزدیک شده و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید .زمانی که خودتان را معرفی کردید، از طرف مقابل سؤال‌های بپرسید که پاسخش نامحدود باشد. مردم‌دوست دارند که در مورد خودشان صحبت کنند. اگر با دقت به حرف‌هایشان گوش دهید، آن‌ها به‌راحتی شمارا به خاطر می‌سپارند. البته همیشه باید این نکته را در ذهن داشته باشید که شما برای دوست‌یابی به این مکان وارد نشده‌اید، بلکه اینجا هستید تا روابط تجاری و بازرگانی خود را بهبود بخشید. البته شاید قدری خوشی هم در آن وجود داشته باشد، اما باید درصد قابل‌توجهی از تمرکز خود را بر روی روابط کاری معطوف کنید. هرچقدر افراد بیشتری را ملاقات کرده و با آن‌ها آشنا شوید احتمال اینکه در آینده شغلی برای شما مفید باشند نیز افزایش پیدا می کند .با هر فردی که آشنا می‌شوید 5 تا 6 دقیقه و حداکثر 7 دقیقه وقت بدهید. به‌هرحال وقت شما در این گردهمایی محدود است و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. پس نتیجه می‌گیریم همان‌طور که شروع یک گفتگو مهم است، خاتمه دادن به آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. هیچ‌گاه اگر قصد برگشت مجدد برای ادامه گفتگو را ندارید، به‌طرف مقابل نگویید که من چند لحظه دیگر برمی‌گردم. اولین هدف شما ایجاد اعتماد است. می‌توانید از عباراتی مانند: "از مصاحبت شما خوشحال شدم، از وقتی‌که به من دادی، ممنونم، شخص دیگری هست که باید با او صحبت کنم، اگر فرصت نشد که امروز مجدداً همدیگر را ملاقات کنیم، در طول هفته با شما تماس خواهم گرفت." استفاده کنید. با این برخورد باوجوداینکه هیچ‌گونه تعهدی نسبت به‌طرف مقابل ندارید، اما درعین‌حال درهای ارتباط آینده را هم مسدود نکرده‌اید .زمانی که نوبت به ردوبدل کردن کارت‌های ویزیت می‌رسد، شما باید درنهایت رعایت ادب باید سؤال کنید: "می تونم کارت شمارا داشته باشم" و یا "می تونم کارتم را به شما بدهم." همیشه باید کارت خود را دریکی از جیب‌هایتان بگذارید تا به آن دسترسی آسان داشته باشید. یک جیب را به کارت‌های خودتان اختصاص دهید و جیب دیگر را به کارت‌هایی که از دیگران دریافت می‌کنید. فقط به خاطر داشته باشید که هیچ‌گاه از سران مملکت و یا مدیران اجرایی بالا رتبه تقاضا نکنید که کارتشان را به شما بدهند .در پایان نشست باید یادداشت‌برداری را شروع کنید. نوشتن مطالبی در مورد اشخاص آن‌هم در پشت کارتهای ویزیتشان می‌تواند کمک بسزایی به شما کند. با این کار می‌توانید جزئیات مهم را به خاطر بسپارید، اما به یاد داشته باشید که این کار را هیچ‌گاه نباید در حضور خودشان انجام دهید. صبر کنید تا به منزل برسید و بعد بنشینید و هر چیزی که می‌خواهید بنویسید .و اما از دیگر بخش‌های مهم در ایجاد ارتباط موفق تجاری، فرستادن پیغام تشکر است . باید برای کسانی که به نحوی از آن‌ها اطلاعات مهمی به دست آورده‌اید، پیام تشکر بفرستید. با این کار درب‌های گفتگوی آتی همچنان باز نگه‌داشته می‌شوند. همچنین موقعیت ارتباط تجاری خود را نیز افزایش می‌دهید. یکدست نوشته کوتاه با نوشت‌افزار مناسب تأثیر دوچندانی را بر روی طرف مقابل می‌گذارد .هر قدم در ایجاد یک ارتباط موفق کاری نیازمند ایجاد اعتماد و تداوم آن است . بنابراین به خاطر داشته باشید که همیشه سؤال کنید: "برای ارتقای یک ارتباط باید سعی کنید که به حقوق خودتان دست پیدا کنید" به این معنا که هر نوع رابطه مانند یک خیابان دوطرفه است و هرچقدر که به دست آوردید باید همان مقدار هم ببخشید تا رابطه‌تان دائمی و پابرجا شود.

اين محتوا را از دست ندهيد: ابزارهاي مديريتي رايگان

برگرفته از:  mardiman.org

www.radbusiness.ir