مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

مدیریت اطلاعات بازرگانی

Business Information Management

تنها از راه یک سیستم اطلاعاتی مناسب است که می‌توان از داده‌ها استفاده مناسب کرد دکتر علی‌رضا هویدا چکیده مدیریت اطلاعات می‌تواند جریان اطلاعات و ارتقای کارآمدی روابط بین مؤسسات، مشتریان و شرکای تجاری آن‌ها را سرعت بخشد و بستر لازم برای پیوستن شرکت را به تجارت الکترونیک مهیا سازد. امروزه پدیده تجارت الکترونیکی و تحولات ناشی از آن، روش‌ها و چگونگی انجام تجارت را دستخوش تغییرات اساسی کرده است.سازمان‌هایی که بتوانند بسترهای لازم را برای پیوستن به تجارت الکترونیک در خود به وجود آورند، با یک فرصت جدید روبه‌رو هستند که لازمه استفاده به‌موقع از این فرصت و نیز ایجاد مصونیت از گزند تهدیدات احتمالی، آماده‌سازی و تجهیز سازمان به پذیرش تغییرات در درون و ایجاد ساختارهای مناسب، متناسب با شرایط محیطی است که این امر نیز از راه مدیریت اطلاعات و بهره‌گیری مؤثر از تکنولوژی اطلاعات میسر می‌شود.در این پژوهش وضعیت موجود مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان (الف) از جنبه‌های میزان مهارت‌های شخصی مدیران صف و ستاد برای استفاده از منابع اطلاعاتی، کیفیت اطلاعات دریافتی توسط مدیران، وضعیت شبکه اینترانت و یا اتوماسیون اداری، وضعیت سیستم دستی، کیفیت نرم‌افزارهای مورداستفاده در حوزه بازرگانی، ایمنی شبکه و امکانات سخت‌افزاری، مطالعه شده، ضمن شناسایی نقاط ضعف و قوت، وضعیت موجود صف (شرکت‌های تابعه) و ستاد باهم مقایسه شده، بر مبنای آن الگوی پیشنهادی مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی و پیشنهادهای کاربردی مدیریتی ارائه‌شده است. همچنین نیازهای اطلاعاتی مدیران مربوط و روش‌های تأمین آن‌ها نیز شناسایی و بر اساس میزان اهمیت، اولویت‌بندی شده است. مقدمه تحولات چند دهه اخیر دنیای پرتحرک و اثرات آن در سازمان‌ها و بنگاه‌ها که توسعه سازمان‌ها و گسترش وظایف و مسئولیت مدیریت را به همراه داشته است، استفاده از اطلاعات را در امر تصمیم‌گیری آشکار کرده است. در حقیقت سازمان‌ها با درک نقش اطلاعات به‌عنوان اساس تصمیم‌گیری به مدیریت اطلاعات و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی برای تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیران، روی آورده‌اند. ازآنجایی‌که دستیابی به اطلاعات بروز و بهنگام تجاری، از ابزار ضروری مدیران سازمان (الف) – که یک سازمان خدماتی است - برای تصمیم‌های تجاری است. داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و نظرات مصرف‌کنندگان در مورد کالاها و خدمات فعلی سازمان، می‌تواند منجر به عرضه محصولات باکیفیت شود.پژوهش‌ها در زمینه بازار و مصرف‌کنندگان، همراه با داده‌هایی که فروشندگان دارند، می‌تواند این اطلاعات را تأمین کند. این امر لزوم بررسی وضعیت موجود و طراحی الگوی مناسب مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان را ایجاب می‌کند. بدیهی است الگوی مناسب مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی، الگویی خواهد بود که در طراحی آن نیازهای اطلاعاتی مدیران سازمان، راهه‌ای تأمین و شکل و فرمت گزارش‌های موردنیاز و ... در نظر گرفته شود. اطلاعات: اطلاعات، داده‌های مربوط و هدف‌دار هستند که از پردازش، سازماندهی و ترکیب داده‌ها ایجاد می‌شوند، تا آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند.مدیریت اطلاعات منابع سازمان، ازجمله اطلاعات را، باید کسب کرد، نظم بخشید و مورداستفاده قرار داد. در این فرایند لازم است که زمان بیکاری منابع را به حداقل رساند و پیش از اینکه تاریخ‌مصرف آن‌ها به سر رسد آن‌ها را با منابع جدید و مفید جایگزین کرد. در مورد اطلاعات نیز ابتدا مدیریت اطمینان حاصل می کند که داده‌های خام و موردنیاز جمع‌آوری‌شده، به اطلاعات قابل‌استفاده تبدیل می‌شوند. افراد مناسبی در زمان و شکل مناسب و با  توالی مناسب به‌طور هماهنگ از آن اطلاعات استفاده می‌کنند و اطلاعاتی که زمان استفاده از آن‌ها گذشته از فرایند خارج می‌شوند و با اطلاعات نو و بهنگام جایگزین می‌شوند. مجموعه این فعالیت یعنی استمرار تحصیل اطلاعات، استفاده مؤثر از آن و بهره‌گیری از آن در زمان مناسب مدیریت اطلاعات نامیده می‌شود. در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکت‌ها باید بتوانند منابع اطلاعات خود را به‌گونه‌ای درست مدیریت کرده، اطلاعات موردنظر را به‌سرعت از آن منابع استخراج کنند. برای پاسخگویی به پیچیدگی رو به رشد کار، در محیط اقتصادی، سیاسی و اجتماعی امروز، رایانه‌ها ابزارهایی هستند که اگر به‌درستی مورد بهر برداری قرار گیرند، می‌توانند با تنوع ویژه خود، به نیازهای متنوع مدیران پاسخ دهند. به همین دلیل است که مدیران به رایانه‌ها و مدیریت اطلاعات علاقه‌مند شده‌اند، زیرا به کمک آن‌ها اطلاعات گوناگونی را کسب می‌کنند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت وقتی مدیر می‌خواهد تصمیم بگیرد، داده‌های زیادی که اکثر آن‌ها نیز مفید نیستند در اختیارش قرار می‌گیرد. این داده‌ها باید مفید و معنی‌دار شده، به اطلاعات تبدیل شوند. تنها از راه یک سیستم اطلاعاتی مناسب است که می‌توان از داده‌ها استفاده مناسب کرد . سیستم‌های اطلاعات مدیریت، در جهت مدیریت اطلاعات یک سازمان و هم‌زمان با روند رشد فناوری اطلاعات تکامل‌یافته، به کمک مدیران آمدند. یک سیستم اطلاعاتی: مجموعه‌ای از افراد، داده‌ها/ اطلاعات، روش‌ها، نرم‌افزار، سخت‌افزار و ارتباطات است که برای فراهم آوردن اطلاعات مفید در کنار یکدیگر، باهدف تسریع و تسهیل عملیات، ایجاد هماهنگی و کنترل، کمک به تحلیل مسائل و پشتیبانی تصمیم‌گیری و کاستن عدم اطمینان در تصمیم‌سازی‌ها، در سازمان فعالیت می‌کنند. سیستم‌های اطلاعاتی در یک سازمان سه نقش اساسی ایفا می‌کنند. 1.پشتیبانی از استراتژی‌ها برای مزیت رقابتی 2.پشتیبانی از تصمیم سازی کسب‌وکار 3. پشتیبانی از عملیات و فرایندهای کسب‌وکار. رابطه شیوه مدیریت با مدیریت اطلاعات به‌طورمعمول، سه شیوه مدیریت در اغلب سازمان‌ها برای اداره آن‌ها وجود دارد: مدیریت متمرکز، مدیریت غیرمتمرکز و مدیریت مشارکتی. برحسب اینکه هر سازمان کدام‌یک از این شیوه‌ها را برای اداره امور برگزیند، مدیریت اطلاعات آن متفاوت خواهد بود و سیستم اطلاعات متفاوتی برای سازمان طراحی خواهد شد. مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری به باور زاهدی: تصمیم‌گیری را می‌توان فرایند انتخاب یک گزینه، از میان چند بدیل تعریف کرد. (زاهدی، 1378) برای درک فرایند تصمیم‌گیری، لازم است که ماهیت تصمیم‌ها را شناخت. انواع متفاوتی از تصمیم وجود دارد: تصمیم‌های برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی نشده، تصمیم‌های استراتژیک، تصمیمات با اطمینان بیشتر و کمتر و ... . مدیریت اطلاعات بازرگانی مدیران بازرگانی در جهت رسیدن به هدف‌های شرکت، وظایف و نقش‌های متعددی را ایفا می‌کنند. فیلیپ کاتلر وظایف مدیران بازاریابی را، تجزیه‌وتحلیل، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل می‌داند که آن‌ها برای انجام این وظایف و نقش‌ها نیاز به اطلاعات درست، دقیق، بامعنا، کافی، مربوط و به‌موقع درباره مشتریان، رقبا، بازرگانان و سایر نیروهای موجود در بازار دارند، تا بتوانند به‌موقع تصمیم‌گیری کرده، راهبردهای بازاریابی خود را تعیین کنند. مدیریت بازرگانی سازمان‌ها برای مدیریت فعالیت‌هایی، مانند: خرید، انبارداری، کنترل موجودی، قیمت‌گذاری کالا و خدمات تولیدشده، تبلیغ و ترفیع، تحقیقات بازار، بازاریابی، فروش و توزیع، بسته‌بندی، حمل‌ونقل کالا و تدوین استراتژی‌های بازاریابی، روابط مشتریان و ... نیازمند اطلاعات مربوط به هریک از موارد یادشده هستند .واکر و هارپر بوید برای تأمین اطلاعات بازرگانی این منابع اطلاعاتی را پیشنهاد می‌کنند: (هاربر، واکر، 1383) 1. سوابق داخلی 2. بانک‌های اطلاعاتی بازاریابی 3.سیستم‌های اطلاعاتی رقابتی 4.سیستم‌های ویژه برقراری تماس با مشتری. کاتلر برای مدیریت اطلاعات بازرگانی، مدلی مفهومی از سیستم اطلاعات بازاریابی را ارائه می‌کند(کاتلر، 1376). وی سیستم اطلاعاتی بازاریابی را این‌گونه تعریف می‌کند: سیستم اطلاعات بازاریابی شامل: افراد، تجهیزات و روش‌های جمع‌آوری، طبقه‌بندی، تجزیه‌وتحلیل، ارزیابی و توزیع به‌موقع اطلاعات درست به تصمیم‌گیرندگان بازاریابی است.روش تحقیق این پژوهش ازنظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، روشی توصیفی از نوع پیمایشی محسوب می‌شود. در این تحقیق از هر دو نوع داده ثانویه و اولیه استفاده‌شده است..پرسش‌های اساسی پژوهش 1. وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات از دیدگاه مدیران صف و ستاد چگونه است؟ 2. نقاط ضعف و قوت مدیریت اطلاعات از دیدگاه مدیران صف و ستاد سازمان چیست؟ 3. تأثیر سیستم مدیریت اطلاعات در تصمیم‌گیری مدیران سازمان، به تفکیک صف و ستاد، به چه میزان است؟فرضیه‌های پژوهش 1. بین دیدگاه مدیران صف و ستاد در حوزه بازرگانی، در مورد اطلاعات بازرگانی، تفاوت معناداری وجود دارد. 2.بین دیدگاه مدیران صف و ستاد درزمینه مدیریت اطلاعات در حوزه بازرگانی، تفاوت معناداری وجود دارد. محیط پژوهش: پژوهش حاضر در سازمان (الف) صورت گرفته است که سازمانی پشتیبانی و خدماتی تابعه، یکی از وزارتخانه‌ها است و در سال 1334 باهدف خدمت‌رسانی تأسیس شد و به دلیل ماهیت وجودی خود در چهار بخش: صنعت، دامداری و کشاورزی، خدمات فروشگاهی و بازرگانی فعالیت خود را آغاز کرد. این سازمان در یک چرخش استراتژیک و باهدف مدیریت بر منابع درآمدی و حذف هزینه‌های اضافی تحولی اساسی ایجاد کرد. با ایجاد گروه‌های شبه شرکتی و تفکیک امور و تخصص‌ها از یکدیگر، در بخش‌های: صنعت، دامداری کشاورزی، خدمات و بازرگانی عملاً واحدهای زیان ده را شناسایی و از گردونه سازمان حذف کرد، به‌گونه‌ای که هم‌اینک با تشکیل پنج شرکت تخصصی فعالیت‌های درآمدی سازمان، مدیریت می‌شود.شرکت‌های یادشده دارای ماهیت مستقل (خودگردان) بوده، تمامی امور تجاری و تولیدی خود را بدون دریافت منابع مالی از سازمان انجام می‌دهند گسترگی جغرافیایی و پراکندگی واحدهای زیرپوشش شرکت‌های سازمان درسطح کشور، برخورداری از یک سیستم یکپارچه اطلاعات بازرگانی در سطح سازمان و شرکتهای تابعه را می‌طلبد. با توجه به اینکه مدیران در بخش ستاد و صف پیوسته در معرض تهدیدهای تجاری قرار دارند، نگرانی از کمبود اطلاعات درست و زیادی اطلاعات غلط بازرگانی تصمیم‌گیری تجاری آن‌ها را با کندی و تااندازه‌ای با رکود روبه‌رو کرده است. باوجود ایجاد دگرگونی در بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار و خدمات اینترنت و اینترانت و بسترهای اطلاعاتی، نگرانی مدیران بازرگانی سازمان و شرکت‌های تابعه همچنان وجود دارد. جامعه آماری، نمونه و روش نمونه‌گیری جامعه موردبررسی، شامل مدیران صف (مدیران شرکت‌های زیرمجموعه یا تابعه، مانند: مدیران عامل، مدیران بازرگانی، مالی، بازرسی، نیروی انسانی، طرح و برنامه شرکت‌های یادشده) و ستاد (مدیرانی که در ستاد سازمان فعالیت می‌کنند، اعم از مدیران عالی مانند مدیرعامل، جانشین، معاونان مالی، نیروی انسانی، بازرسی، بازرگانی، طرح و برنامه یا مدیران میانی ازجمله بازرگانی، مالی، حسابرسی، حقوقی، طرح و برنامه، بازرسی، نیروی انسانی و حفاظت اطلاعات) می‌باشد که تعداد آن‌ها 70 نفر بوده است. نمونه آماری در این پژوهش نمونه‌گیری صورت نگرفته و از تمامی افراد جامعه آماری (70 نفر) نظرسنجی به‌عمل‌آمده است. گردآوری داده‌ها ابزار جمع‌آوری اطلاعات در این پژوهش، پرسشنامه است. روش تجزیه‌وتحلیل داده هادر پژوهش حاضر پس از تکمیل پرسشنامه‌ها به‌منظور تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، از روش‌های آماری توصیفی و استنباطی استفاده شد و روش‌های استنباطی (شامل آزمون T-Student در سطح اطمینان 95 درصد) برای آزمون فرضیه‌های پژوهش مورداستفاده قرارگرفته است.یافته‌های پژوهش نتایج حاصل از پرسش‌های پژوهش پاسخ پرسش وضعیت موجود مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان به تفکیک صف و ستاد با عنایت به بررسیهای انجام گرفته می توان درمورد وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان الف از دیدگاه مدیران به این صورت نتیجه گرفت: الف- مدیران صف از روشهای غیرمکانیزه نسبت به روشهای مکانیزه بیشتر استفاده می کنند. این موضوع در مورد مدیران ستاد به صورت عکس می باشد. به عبارت دیگر مدیران ستاد از روشهای مکانیزه بیشتر برای تأمین نیازهای اطلاعاتی خود استفاده می کنند. ب- وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان الف از دیدگاه مدیران به تفکیک صف و ستاد در جدول (1) نشان داده شده است.پاسخ پرسشنقاط ضعف و قوت مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمانبا توجه به جدول (1) نقاط ضعف و قوت سیستم مدیریت اطلاعات از دیدگاه مدیران ستاد و صف به این صورت است: 1.مدیران صف به لحاظ مهارتهای شخصی از جنبه های مختلف از جمله میزان آشنایی با زبان انگلیسی، مهارتهای راهبری رایانه (ICDL)، استفاده از اینترنت و جستجو در وب، مباحث تجارت الکترونیک، سیستم های اطلاع یابی و اطلاع رسانی خودکار، شبکه های رایانه ای محلی(اینترانت) و میزان آشنایی با سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ضعیف و مدیران ستاد از نظر موارد یادشده قوی می باشند. 2.اطلاعات دریافتی مدیران صف، از لحاظ به روز بودن، به موقع بودن، کافی بودن و مربوط بودن اطلاعات، ضعیف و مدیران ستاد از این نظر قوی می باشد. 3.وضعیت شبکه اینترانت سازمان از نظر مدیران صف، از همه جنبه ها ضعیف و از نظر مدیران ستاد شبکه اینترانت ستاد از همه جنبه ها قوی و به ویژه از جنبه سهولت انتقال اطلاعات بسیار قوی می باشد. 4.از نظر مدیران ستاد و صف سیستم دستی بطور کلی ضعیف است. از لحاظ دسترسی به بایگانی پرونده های جاری و راکد مرتبط با شغل، طبقه بندی و تفکیک اطلاعات، سهولت انتقال اطلاعات، صرفه جویی در وقت و سهولت تکثیر نسخ کاغذی و پرونده های اطلاعات بازرگانی، سیستم دستی ضعیف است.هر دو دسته مدیران وضعیت نرم افزار بازرگانی مورد استفاده را ضعیف می دانند. از نظر مدیران ستاد و صف، نرم افزار بازرگانی سازمان یا شرکت مربوط به لحاظ سفارش کالا و خرید و فروش الکترونیکی، امضای الکترونیکی، اتصال به شبکه بانکی کشور و پرداخت الکترونیکی ضعیف است.وضعیت امنیت شبکه از نظر مدیران ستاد قوی و از نظر مدیران صف ضعیف است.پاسخ پرسش میزان تأثیر مدیریت اطلاعات بازرگانی در تصمیم گیری مدیران سازمانمدیران سازمان الف اعم از ستاد و صف، بر این باور هستند که مدیریت اطلاعات اثر زیادی بر تصمیم گیریهای بازرگانی آنها دارد.

نتایج حاصل از فرضیه‌های پژوهش فرضیه اول:  با توجه به نتایج آزمون T-Student در سطح اطمینان 95 درصد، فرضیه اول پژوهش تأیید می‌شده ونشان می‌دهد که وضعیت اطلاعات دریافتی مدیران ستاد از جنبه‌های مختلف بهتر از اطلاعات دریافتی مدیران صف است.فرضیه دوم: نتایج محاسبه آمارها نشان می‌دهد که بین دیدگاه مدیران صف و ستاد در زمینه مدیریت اطلاعات در حوزه بازرگانی، اختلاف معنی‌دار وجود دارد. با توجه به بالا بودن میانگین ستاد، می‌توان چنین استدلال کرد که وضعیت مدیریت اطلاعات بازرگانی در ستاد نسبت به‌صف مطلوب‌تر بوده، از نقاط قوت بیشتری برخوردار است. نتایج حاصل از مطالعه سایر یافته‌های پژوهش الف- استفاده از روش‌های مکانیزه، مانند: سیستم مکانیزه بازرگانی، اینترانت و اینترنت در ستاد، از اولویت بالاتری نسبت به‌صف برخوردار است و به‌عکس استفاده از روش‌های غیرمکانیزه، مانند: سیستم دستی، تلفن و فکس و همایش‌ها، صندوق پستی و... در شرکت‌های تابعه (صف) نسبت به ستاد از اولویت بالاتری برخوردار است. این امر نشان می‌دهد که توسعه سیستم‌های مکانیزه در سطح سازمان به‌طور یکسان صورت نگرفته است و باعث شده در سطح کل سازمان وضعیت ناهمگونی به جهت استفاده از روش‌های مختلف برای تأمین نیازهای اطلاعاتی به وجود بیاید. اولویت روش‌های تأمین نیازهای اطلاعاتی در سطح سازمان که بیشتر متأثر از وضعیت شرکت‌های تابعه است به‌صورت زیر است: 1.سیستم دستی؛ 2.همایش‌ها، کنگره‌ها، نمایشگاه‌ها و نشستهاوجلسات عمومی و خصوصی، 3. تلفن و فاکس، 4.اینترنت، 5. سیستم مکانیزه (شامل پایگاه‌های اطلاعاتی و نرم‌افزار بازرگانی)، 6.اینترانت، 7.صندوق پستی، 8.روزنامه، 9.نشریات ادواری اقتصادی تخصصی، 10. سیستم نظرسنجی.ب- نتایج حاصل از تجزیه‌وتحلیل داده‌ها نشان می‌دهد که مدیران سازمان به اطلاعات منابع تأمین کالا و مواد اولیه، مشخصات کالا و اطلاعات خرید بیشترین نیاز را دارند. پ- مدیران ستاد به لحاظ آشنایی به زبان انگلیسی، تفاوت قابل‌ملاحظه‌ای با مدیران صف ندارند اما به لحاظ آشنایی با مهارت‌های راهبری رایانه (ICDL)، استفاده مدیران از اینترنت و جستجو در وب، تجارت الکترونیک، سیستم‌های اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی خودکار، شبکه‌های رایانه‌ای محلی(اینترانت) و سیستم اطلاعات مدیریت MIS تفاوت محسوسی وجود دارد و مدیران ستاد از سطح مهارت بالاتری برخوردارند.ت- نتایج نشان می‌دهد که وضعیت اطلاعات دریافتی مدیران ستاد از جنبه‌های مختلف، بهتر از اطلاعات دریافتی مدیران صف است.ث- نتایج حاصل از مقایسه میانگین نمرات داده‌شده به پرسش‌های مربوط به وضعیت شبکه اینترانت، نشان می‌دهد که وضعیت شبکه اینترانت ستاد، از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت شبکه اینترانت صف است.ذ- نگرش مدیران ستاد و صف در مورد وضعیت سیستم دستی، تفاوت قابل‌ملاحظه‌ای ندارد و ازنظر هر دودسته از مدیران، سیستم دستی ضعیف است.چ- ازنظر مدیران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگانی سازمان یا شرکت مربوط به لحاظ سفارش کالا و خریدوفروش الکترونیکی امضای الکترونیکی اتصال به شبکه بانکی کشور و پرداخت الکترونیکی ضعیف است.ح- وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی ستاد از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی صف است. جمع‌بندی و پیشنهادها بر اساس تجزیه‌وتحلیل‌های انجام‌شده و یافته‌های به‌دست‌آمده در این پژوهش، در جهت بهبود مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان اتکا، پیشنهادهایی به شرح زیر ارائه می‌شود:ازآنجاکه مدیران بازرگانی برای رسیدن به هدف‌های شرکت، وظایف و نقش‌های متعددی را ایفا می‌کنند. برای انجام این وظایف و نقش‌ها نیاز به اطلاعات درست، دقیق، بامعنا، کافی، مربوط و به‌موقع درباره مشتریان، رقبا، بازرگانان و سایر نیروهای موجود در بازار رادارند تا بتوانند به‌موقع تصمیم‌گیری کرده، راهبردهای بازاریابی خود را تعیین کنند؛ همه این‌ها به‌طور بالقوه در موفقیت یک سازمان تأثیر دارند.هرچه فرصت‌ها و تهدیدها زودتر شناسایی شوند، مدیریت زودتر می‌تواند تصمیم بگیرد که چه بکند، ازاین‌رو استفاده مؤثر و سودمند از اطلاعات برای تصمیم سازی موفق بازاریابی توسط مدیران بازرگانی ضروری است.با عنایت به مطالب یادشده، نتایج به‌دست‌آمده از تجزیه‌وتحلیل داده‌های پژوهش در زمینه وضعیت موجود مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان، الگوی زیر به‌عنوان الگو (مدل) مفهومی

مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان (الف) پیشنهاد می‌شود: بر اساس الگوی پیشنهادی، اطلاعات موردنیاز مدیران بازرگانی سازمان، را می‌توان از سه منبع: منابع داخلی شرکت، اطلاع‌رسانی و سیستم نظرسنجی و تحقیقات بازار تهیه کرد.همچنین پیشنهاد می‌شود:واحدی با عنوان: مرکز تخصصی اطلاع‌رسانی بازرگانی در سازمان ایجاد شود و مسئولیت تهیه، پردازش و توزیع اطلاعات تخصصی بازرگانی را با همکاری دیگر بخش‌ها به عهده بگیرد.این مرکز می‌تواند گزارش‌های آماری مختلفی را در دوره‌های مشخص: (ماهیانه، سه‌ماهه، شش‌ماهه و سالیانه) تهیه‌کرده، در اختیار استفاده‌کنندگان قرار دهد. شرح وظایف مرکز اطلاع‌رسانی تخصصی بازرگانی سازمان الف به شرح زیر پیشنهاد می‌شود: *شناسایی و دریافت نیازهای اطلاعاتی مدیران مربوطه، *جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات بازرگانی، *تهیه گزارش‌های دوره‌ای و موردی برای استفاده مدیران ذی‌ربط، * نظرسنجی از مشتریان و تجزیه‌وتحلیل نظرات و ارائه نتایج آن برای ایجاد بهبود در محصولات و فرایندهای سازمان، * انجام تحقیقات بازار بر اساس روش‌ها و تکنیک‌های علمی، *توزیع و ارائه به‌موقع اطلاعات موردنیاز مدیران مربوطه،با برگزاری دوره‌های آموزشی زبان انگلیسی، آشنایی با مهارت‌های راهبری رایانه، استفاده از اینترنت و جستجو در وب، سیستم‌های مکانیزه و به‌ویژه مباحث تجارت الکترونیک برای ارتقاء مهارت‌های شخصی مدیران،برگزاری دوره‌های آموزشی مختلف به‌صورت چندرسانه‌ای و از راه شبکه اینترانت سازمان برای سطوح مختلف مدیران و کارکنان،کارکنان به استفاده از تمهیداتی مانند پست الکترونیک به‌جای نامه‌نگاری‌های رایج مدیران و کارکنان و امکانات موجود در شبکه اینترانت سازمان تشویق و ترغیب شوند و فرهنگ‌سازی لازم در این مورد بیش‌ازپیش صورت گیرد.برای انتقال حجم زیادی از اطلاعات در زمان کمتر و باکیفیت بالاتر، بین شعب مختلف و مراکز شهرستان‌هایی که امکان استفاده از ارتباطات زمینی وجود ندارد، از امکانات ارتباطی استفاده شود. این امر می‌تواند از راه برون‌سپاری صورت گیرد.برای جلوگیری از تبادل VSAT ماهواره‌ای اطلاعات اضافی و تکراری و به‌منظور بازیابی سریع اطلاعات در سیستم دستی و نیز در سیستم مکانیزه، سازمان از یک نظام کدینگ یکپارچه بهره بگیرد.نرم‌افزار موجود مدیریت اطلاعات و امکان جایگزینی آن با یک نرم‌افزار مناسب بررسی شود.سازمان در مرحله کنونی از نرم‌افزار مناسب تحت شبکه در حوزه زنجیره تأمین و بازاریابی خود استفاده کند.سازمان از رمز شخصی به‌جای امضای الکترونیکی برای تبادل انواع اسناد، مانند: درخواست‌های کالا، درخواست‌های خرید و ... بین واحدها استفاده کند.بانک‌های اطلاعاتی یکپارچه در سازمان طراحی و پیاده‌سازی شود تا هم امکان دسترسی به اطلاعات منحصربه‌فرد مهیا شود و هم از نگهداری و تولید اطلاعات تکراری و متناقض جلوگیری شود* این مقاله در ماهنامه تدبیر به چاپ رسیده است.

اين محتوا را از دست ندهيد: ابزارهاي مديريتي رايگان

business information management

BIM is an ISO9002-2000 quality assured, BACS approved company with more than 40 years experience of payroll processing. Our philosophy is simple: to deliver payroll solutions that fulfil your requirements precisely.Your payroll is in safe hands with BIMOur investment in Unipay, considered to be the most powerful payroll software in existence, gives us total flexibility to provide every client with the equivalent of a tailor-made system.

www.radbusiness.ir