راهکارهای کاهش هزینه‌ در سازمان - قسمت 1

راهکارهای کاهش هزینه در سازمان

قسمت اول

در شرایط امروز کسب و کار که قدرت زیادی برای افزایش درآمدها وجود ندارد، یکی از بهترین راه ها در سازمان ها این است که داده ها را کاهش دهیم. اما قبل از آن نیاز است تا هزینه ها در سازمان شناسایی شود.

بحث کاهش هزینه از ذو بعد مورد توجه است.

الف- زمانی که ما از طریق صرفه جویی در مصرف منابع، می خواهیم به کاهش هزینه برسیم.

ب- وقتی که از طریق ارزان کردن منابع به دنبال کاهش هزینه هستیم، یعنی همان منابع را با قیمت ارزان تر استفاده می کنیم. مثلا دربیمارستان، همان مقدار دارو یا مواد مصرفی در پانسمان را می خواهیم استفاده کنیم اما دنبال این هستیم که چگونه ارزان تر تهیه کنیم.

مورد اول از مقوله بهره وری است، یعنی ما دنبال این هستیم که با صرف منابع کمتر همان ارزش یا ارزش

بیشتری تولیدکنیم و در واقع بهره وری مان را می خواهیم بالا ببریم.

نکته دیگر اینکه در شرایط تورمی، افزایش هزینه به هر صورت اتفاق می افتد و این مساله خارج از کنترل مدیریت است و آیا در اقتصادهای تورمی این کاهش هزینه با وسعتی که ما انتظارش را داریم امکان پذیراست ؟

اگر واقعا نهضت کاهش هزینه درایران راه بیفتد، مشکلات اجتماعی آن چه می شود؟ در ایران غالبا سیستم مدیریت ریخت و پاش حاکم است و از همه مهمتر خود دولت از خیلی از ریخت وپاش های ما برخوردار می شود. واقعا اگر روزی نهضت ارائه خدمت یا تولید بدون ریخت و پاش و ارزان شروع شود و جلو این مازادها گرفته شود، علاوه بر اینکه اشتغال های کاذب و رانت ها و سودهای کاذب از بین می رود با یک مشکل اجتماعی بزرگ روبرو می شویم. چون بهره وری اقتصاد ما پائین است. این یک پیامد اجتماعی دارد که قطعا یک جایی ظاهر می شود و مازاد نیروی انسانی یکی از پیامدهاست. خود دولت با ریخت و پاشی که می کند از یک سو، یک مشتری بزرگ و یک ریخت و پاش کننده بزرگ است. در روندکاهش هزینه ها باید به صرفه جویی های ناشی از اطلاعات توجه کنیم. به روز بودن اطلاعات یکی از منابع اقتصادی و منشاء صرفه هاست. صرفه جویی دیگر صرفه جویی ناشی از اتحادهای استراتژیک است که ما از آن محروم هستیم. در واقع ما می خواهیم در مقیاس کوچک با حجم محدود و در بی اطلاعی و نبودن همکاری های بزرگ، دست به کاهش هزینه بزنیم که این مسائل طبعا ما را با محدودیت هایی روبرو می کند. در پاسخ به این سوال که چه نوع هزینه هایی را باید در فرایند اجرای استراتژی کاهش هزینه ها مورد توجه قرار داد؟ باید بگوئیم که مهم ترین سرفصل هایی که در این ارتباط می تواند مورد توجه سازمان ها قرار گیرد به این شرح خلاصه می شود.

1. استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های خدماتی و تولیدی و اعمال مدیریت صحیح نگهداری و تعمیرات روی کلیه تجهیزات موجود در مراکز درمانی، بیمارستان ها و یا سازمان

2. آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری و هدفمندکردن نیروها به سمت بهبود شاخص ها از طریق گروه های بهبود و غیره

3. مدیریت روی هزینه های خواب سرمایه

4. مدیریت روی هزینه های انرژی و اتلاف سایر منابع

5. مدیریت روی کاهش ضایعات منابع سازمانی، مواداولیه و قطعات

6. ارتقای سطح کیفیت

7. بهبود فرآیند و ارتقاء سطح ارائه خدمات در جهت افزایش سرعت، دقت و پاسخگویی به نیاز مراجعین و مشتریان

8. نگرش فرآیندی به ساختار سازمانی ( انجام مهندسی مجدد در سازمان )

9. توجه بیش از پیش به سیستم های اطلاعاتی و گردش اطلاعات در سازمان برای سرعت و دقت بخشیدن به تصمیمات در سازمان

10. شناسایی و حذف فعالیت های بدون ارزش افزوده، فعالیت های موازی و دوباره کاری ها

11. کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به اجرائی و تولیدی

12. فعال کردن نظام پیشنهادها، ترویج کارگروهی و ایجاد نظام ارزیابی و انگیزشی مناسب در سازمان

13. نوآوری در ارائه خدمات

هزینه می تواند شامل بهای اشیا یا خدماتی است که برای تحصیل درآمد مورد نیاز است. به عنوان مثال: هزینه حقوق کارمندان، آب، برق، تلفن، درج آگهی در روزنامه، هزینه استهلاک اثاثه و ساختمان همگی بخشی از هزینه‌های یک موسسه یا کسب و کار هستند.

مبالغی که تولیدکنندگان برای تولید صرف می‌کنند، هزینه تولید نامیده می‌شود. اگر هزینه از درآمد بیشتر باشد آن را زیان و اگر هزینه از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می‌شود. همانگونه که درآمد موجب افزایش سرمایه می‌گردد، هزینه موجب کاهش آن می‌شود.

گاهی اوقات پیش‌بینی‌های شما در مورد کسب و کارتان درست از آب درنمی‌آید یا اینکه به زمان طولانی‌تری برای تحقق رویاهای شغلی‌تان نیاز دارید. برای همین مجبور هستید به روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های سازمان یا کسب و کار کوچک‌تان روی بیاورید تا بتوانید همچنان فعالیت کنید و به کارتان ادامه دهید. کارفرمایان معمولا به اولین گزینه‌ای که فکر می‌کنند اخراج برخی از کارکنان است. اما ما به شما روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار معرفی می‌کنیم که نیازی به اخراج و کاهش تعداد کارکنان ندارد.

این محتوا راهکارهایی برای کاهش و یا کنترل هزینهها در سازمان در زمان بحران به شما ارائه می‌کند.

کار را با درک تصویر کلان و ارتباط میان حوزه‌ها، شروع کنید

اگر شما دچار بحران مالی شدهاید، اول ماهیت و عمق بحران را بسنجید. آیا مشکل گردش نقدینگی دارید و یا مشکل در ترازنامه؟ این مساله کوتاه‌مدت است یا بلندمدت؟ با ۱۰٪ کمبود بودجه مواجه هستید یا ۴۰٪؟

راهکار:

یک تیم مدیریت بحران تشکیل بدهید که متشکل است از هیئت مدیره، کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر مقدور است یک نماینده از میان افرادی که شما به آن‌ها خدمات ارائه می‌کنید. اعضای تیم به شما کمک می‌کنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش نقدینگی را بررسی کرده و طرحی برای بهترین، معتدل‌ترین و بدترین حالت ممکن تعریف کنید.

اقدامات شما باید هم بازه کوتاه‌مدت را در نظر بگیرند و هم بلندمدت باشند

رایجترین واکنش اولیه میان مدیران، اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاه‌مدت است. این کار اشتباه است. شما در ابتدا باید به‌دنبال اقدامات بلندمدت یا راهبردی باشید. پرسیدن سوالات زیر به شما در رهبری و تمرکز روی مساله کمک میکند:

آیا به اندازه کافی وقت استراحت، ورزش، غذا خوردن و فراغت با خانواده‌ام صرف میکنم؟

آیا سراغ سوالات سخت رفته‌ام؟

آیا تمام اطلاعاتی را که میتوانم داشته باشم در اختیار دارم؟

آیا اطلاعات را در سطح گسترده با همه به اشتراک میگذارم؟

اگر حقوق و مزایای بقیه کارکنان کاهش مییابد، آیا این میزان کاهش برای من بیشتر است؟

آیا با خوشبینی و دیدی مثبت رهبری میکنم؟

آیا ماموریت سازمان را در اولویت قرار میدهم؟

آیا نظر همه افراد را در نظر میگیرم؟

راهکار:

از روش مکث کردن، فاصله گرفتن از مساله و نگاه به آن از بالا، و بررسی مسیر پیش‌رو در بلندمدت استفاده کنید تا با واکنش‌های ناگهانی مواجه نشوید که فقط انرژی شما را بیهوده تلف می‌کنند و هیچ نفعی برای پیشبرد کارها ندارند. سوالات ستون قبلی را از خودتان بپرسید.

بودجه اقتضایی خود را بررسی کنید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید، تخصیص چنین بودجهای را در دستور کار خود قرار دهید.

هزینه‌ها را از طریق مدیریت صحیح نیروی کار کاهش دهید.

به‌دنبال مشارکت و معاوضه خدمات باشید.

از مراجعین خود بخواهید در ازای دریافت خدمات، کاری برای سازمان انجام دهند. به‌عنوان مثال از دانشجوها بخواهید در زمان کلاس‌های یادگیری زبان برای بزرگسالان، از بچهها هم مراقبت کنند.

برای کم کردن هزینهها، با دیگر سازمان‌های غیرانتفاعی مبادله خدمات کنید. به‌عنوان مثال خدمات حمل و نقل مجانی را در ازای اجازه استفاده از کلاسهای درس آن سازمان برای مراجعین خودتان فراهم کنید.

راهکار:

برای این‌که بفهمید چه چیزهایی قابل اشتراک و یا مبادله است با کارکنان خود همفکری کنید.

لیست به‌دست آمده را در تارنمای سازمان‌تان قرار دهید.

حقوق پرداختی را کاهش دهید.

کم کردن تعداد کارکنان سازمان معمولا اولین کاری است که سازمانها به سرعت برای کاهش هزینه‌هایشان انجام میدهند. ممکن است انتخاب‌های زیر را در نظر نگرفته باشید. با این وجود بهتر است اول منابع ستون بعدی را مطالعه کنید.

نظر کارکنان را بپرسید. برخی ممکن است حاضر باشند برنامه بازنشستگیشان را جابهجا کنند و یا ترجیح بدهند نیمه‌وقت یا قراردادی به همکاری خودشان ادامه بدهند و یا حتی به مرخصی بلندمدت بدون حقوق بروند.

موقتا حقوقها را کاهش دهید و یا پرداخت مطالبات را به‌تعویق بیندازید.

اگر مجبور هستید از تعداد کارکنان سازمان غیرانتفاعی بکاهید، بسیار مهم است که از مشاوران خوب، برنامه درست استفاده کنید و پیام واضحی به بقیه کارکنان نگران برسانید. این اقدامات، فرآیند اخراج افراد را راحتتر نمی‌کند ولی باعث کاهش اثرات جانبی و افزایش سرعت بهبود شرایط بعد از آن میشود. مقاله راه و رسم درست اخراج کارمندان را مطالعه کنید.

ساختار شغلی سازمان را بازبینی و تغییر دهید

کارکنان را تشویق به کار از راه دور (در خانه) و استفاده از تجهیزات خودشان بکنید. به شیفت‌های دوگانه برای به اشتراک گذاشتن شغلها روی بیاورید، به گونه‌ای که هر فرد حداقل یک کار نیمه‌وقت داشته باشد.

از کارکنان رسمی به قراردادی روی بیاورید. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را بازبینی و مجدد طراحی کنید.

مزایا را کاهش دهید یا بازبینی کنید.

مزایایی مانند مرخصی سالیانه، مرخصی استعلاجی، کمک‌هزینه درمانی یا حق بیمه درمانی را کاهش دهید و یا بازبینی کنید.

اگر سازمان غیرانتفاعی شما کوچک است، به دنبال پیوستن به اتحادیه‌های بیمه سلامت باشید.

هزینههای هیئت مدیره را کاهش دهید.

جلسه‌ای با هیئت مدیره برای بررسی کاهش هزینه‌ها برگزار کنید.

از هیئت مدیره بخواهید تا درخواست بازپرداخت برای آن‌چه را هزینه کرده‌اند، نکنند.

مسافرت را حذف یا کم کنید و به جای سفر از برگزاری جلسات به‌صورت کنفرانس تلفنی بهره ببرید.

هم‌ترازی پروژه‌ها و خدمات ارائه‌شده خود را با اهداف مالی و ماموریت سازمان بسنجید.

از کارکنان باتجربه بخواهید تا به‌طور هر کدام از برنامه‌های سازمان را با کمک ماتریس هزینه/ماموریت ارزیابی کنند.

مشخص کنید که کدام پروژه باید مجدد طراحی شود، کدام‌یک باید به پایان برسد و کدام‌یک باید توسعه یابد.

شرایط عضویت را برای افرادی که میتوانند از خدمات یا برنامه‌های شما بهرهمند شوند، تغییر دهید. مثلا فقط به افراد کم‌درآمد و یا آن‌هایی که قادر به پرداخت هزینه خدمات هستند، سرویس بدهید.

برخی مواقع، گسترش برنامه و خدمات بهترین انتخاب است. این‌که برنامه چگونه و برای چه افرادی ارائه میشود میتواند تغییر شدیدی در ساختار هزینههای برنامه ایجاد کند.

یک تیم که توانایی و دانش تجزیه تحلیل برنامه و هزینههای مرتبط آن را دارد، تشکیل بدهید.

نیروی انسانی خود را به اشتراک بگذارید.

وقتی شرایط کسب و کار راکد است و سطح درآمد شما کم شده است می توانید بخش هایی از نیروی انسانی خود را به شرکت های کوچک و در حال رشد اختصاص دهید. بخش هایی مانند نیروی فروش، سرویس به مشتری، خدمات پس از فروش، و حسابداری شما می توانند برای شرکت های کوچک که توان برپایی این بخش ها را ندارند راهگشا باشند. دنبال شرکت هایی که رقیبتان نیستند اما می توانند از خدمات شما استفاده کنند بگردید و با ارائه خدمات به آنها از نیروی انسانی خود حداکثر بهره را ببرید. به جای اخراجو تعدیل نیرو، این نیرو را با دیگر سازمان ها به اشتراک بگذارید.

سرویس رفت و آمد پرسنل

مسیر سرویس‌ها را هر از گاهی بهینه‌سازی کنید. طوری برنامه ریزی کنید که از ظرفیت کامل وسیله نقلیه استفاده شود.

مهمان و بازدید کننده

مهمان نوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی برای یک هتل لوکس بدهید. مشتریان مهم هستند و مدیریت رابطه با آنان حساس و ظریف می باشد. اگر منطقی برخورد کنید آن ها نیز درک می‌کنند.

هزینه مشاوره متخصصان

هزینه های دریافت خدمات مشاوره را درصورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور کاهش دهید.

خرج کرد پرسنل را مدیریت کنید.

اگر مدیران، سرپرستان یا کارشناسان در سازمان شما اختیار خرید یا خرج کردن پول را دارند با تعیین خطوط راهنما و یا قرار دادن حدودی برای اعلان هشدار، میزان خرج کرد آن‌ها را مدیریت کنید.

افزایش روحیه کار

تفویض حجم عمده ای از اختیارات تصمیم گیری به کارمندان سطوح پایین تر، راهبردی است که هم اکنون توسط شرکت های مختلفی به عنوان بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری اجرا می شود. از سوی دیگر تفویض اختیارات به تیم های کاری در راستای فن آوری تیم های خود راهبر، مورد توجه است. در این رویکرد، مدیریت اختیارات زیادی را به تیم هایی تفویض می کند که به اجرای فعالیت ها با سرعت بالاتر و کیفیت بهتر می پردازد. مدل های تجارت الکترونیک به شرکت ها کمک می کنند تا از یک سو به تمرکز زدایی و اجرای فرایندهای توزیع شده بپردازند و از سوی دیگر این مدل ها امکان کنترل متمرکز این فرایندهای توزیع شده تولید را نیز مورد پشتیبانی قرار می دهند. هر دو روش باعث کاهش هزینه های تولید می شوند .

آموزش نیروها

برای بهره وری بیشتر لازم است که نیروهایی کارآزموده داشته باشید . نیروهای متخصص بیشترین بازدهی را دارند . پس با ایجاد کارگاههای آموزشی و تدریس علوم و فنون کاربردی علاوه بر بهره وری آموزشی علوم روز ، سطح کمی و کیفی پروژه های تجاری را نیزارتقا دهید.

سفرهای زائد و هزینه های زائد سفرها را حذف کنید.

در صورت امکان به جای سفر و ملاقات حضوری با تماس‌های تلفنی، ایمیل و نشست‌های ویدئویی – ویدئو کنفرانس‌ها – ارتباطات تجاری خود را به انجام رسانید. در صورت ضرورت برای سفر، حین مأموریت هم خود رعایت هزین را بکنید و هم از پرسنلی که به مأموریت می‌روند بخواهید که هزینه‌های ضروری را انجام دهند و از هزینه‌های غیرضروری بپردازند.

از دورکاری استفاده کنید.

اگر به کارمندان خود اجازه دورکاری نمی‌دهید همین حالا در تصمیم خود تجدید نظر کنید! دورکاری برای کارمندان فهمیده و باتجربه برای شما و آنها یک بازی برد برد است. با دورکاری علاوه بر صرفه جویی در هزینه های جاری که برای هر کارمند صرف می شود خود کارمند نیز هزینه های کمتری متحمل می شود. هزینه های رفت و آمد روزانه کارمندان با این کار کم می شود و هم چنین در زمان رفت و آمد نیز صرفه جویی حاصل می شود. شما با استفاده از دورکاری می توانید در مقدار فضای مصرفی نیز صرفه جویی کنید و با یک دفتر کار کوچکتر کار خود را اداره کنید.

اما همه کارمندان را مجبور به دورکاری نکنید؛ حتما رضایت کارمند در دورکاری را مدنظر قرار دهید و در ضمن، به کارمندانی که دورکاری می کنند یادآوری کنید که در هر هفته یک یا دو روز را به محل شرکت بیایند تا از فضای کاری فاصله نگیرند.

نیازی نیست نیمی از کارکنان را اخراج کنید. اگر امکانش را دارید کافی است به آنها اجازه‌ی دورکاری بدهید. هم کارهایتان از منزل توسط آنان انجام می‌شود. هم برخی هزینه‌های جاری دفتر و بیمه و مالیات برای شما کم می‌شود و هم می‌توانید به خاطر این امکانی که به آنان داده‌اید حقوق کمتری پرداخت کنید و آنها به یک شغل دیگر هم روی بیاورند و درآمد خود را افزایش دهند.

یک روش سیستماتیک برای برون سپاری تدوین کنید. حالا از فرآیندهایی کسب و کار خود شامل فرآیندهای اصلی که همان فرآیندهای ساخت و تولید شما هستند، فرآیندهای مدیریتی و همچنین فرآیندهای پشتیبانی هر کدام را که تشخیص می‌دهید مناسب برون سپاری است مورد بررسی دقیق‌تری قرار دهید. فرآیندی مانند فن‌آوری اطلاعات را می‌توانید برون سپاری کنید.

برون سپاری را پس از آن که با تحلیل و بررسی های سیستماتیک منطقی و به صرفه تشخیص می دهید انجام دهید. انجام فعالیت و عملیات برخی از قسمت‌های کار شرکت را به متخصصان آن بسپارید که هم دانش فنی بیشتری از شما دارند و هم با هزینه کمتری آن را انجام می دهند. دیگر اینکه حالا می‌توانید با فراغ بال بیشتر و تمرکز بهتر به کسب و کار تخصصی خود بپردازید.

از کارآموز استفاده کنید.

هزینه استفاده از کارآموز، دانشجویان و کارمندان پاره وقت به نسبت دیگر کارمندان کمتر است. استفاده از کارآموز علاوه بر کاهش هزینه ها باعث استفاده از نیروهای جوان، با انگیزه و مشتاق برای کار است. شما می توانید با استفاده از کارآموزان افرادی را شناسایی کنید که هم به کار شما علاقه دارند و هم در کار خود مهارت و تخصص کافی دارند.

البته اگر قصد دارید از کارآموزها بهره ببرید باید حواستان باشد که برنامه کارآموزی شما برای کارآموزان مفید و آموزنده هست، نباید کاراموزان را به کارهای سطح پایین و روتین مشغول کنید، کارهای مهم و آموزنده را به آنها بسپارید تا بتوانید از کارآموزان با استعداد و توانمند استفاده کنید. فرصت استفاده از دانشجویان، کارکنان پاره وقت و افراد تازه کار باعث می شود در هزینه نیروی انسانی صرفه جویی کنید.

با کارکنان در ارتباط باشید.

تلاش کنید روحیه تیم بالا بماند .در زمان‌های پرتنش و استرس‌زا، با یکدیگر درباره مساله‌ای که پیش‌آمده، همبستگی داشته باشید (یعنی تصویری که در ذهن شما است با تصویری که در ذهن دیگران است، یکسان باشد). یک روش موفق برای رسیدن به این همبستگی، برقراری ارتباط واضح و روشن است. یک برنامه برای برقراری ارتباطات ایجاد کنید تا هیئت مدیره، کارکنان، اهداکنندگان کمک‌های مالی و سایر افراد در جریان امور قرار بگیرند.

اوضاع مالی را مدیریت کرده و سلامت مالی را رعایت کنید.

رهبران باهوش از دارایی‌های سازمان محافظت میکنند. اطمینان حاصل کنید که نظارت مالی خوبی دارید و نشانه‌های اختلاس و کلاه‌برداری را جدی بگیرید. سیستم کنترل و نظارت داخلی سازمان را بررسی کنید. این نظارت‌ها حیاتی هستند و میتوانند جلوی وقوع یک رسوایی را بگیرند.

برای انواع خریدهایتان گروه تشکیل بدهید.

همیشه عمده خریدن و گروهی پرداخت کردن در هزینه‌های شما صرفه جویی می‌کند. برای خرید هرچیزی که قرار است تهیه کنید به یک گروه یا دو سه نفر دیگر ملحق شوید و با خرید عمده در هزینه‌هایتان صرفه جویی کنید.

این محتوا را از دست ندهید: ابزارهای مدیریتی رایگان

منابع:

http://persian-manager.blogfa.com/

https://www.bourseiness.com/

www.radbusiness.ir